Unterkünfte
Teil von Bedarf Gesamtkosten und Buchungskonditionen für Dienstreiseunterkünfte entscheiden
Hotelrechnung mit Frühstück Schritt für Schritt abrechnen
Hotelrechnung mit Frühstück prüfen: Zimmer und Mahlzeit trennen, die Verpflegungspauschale kürzen und den Erstattungsbetrag anhand eines Beispiels berechnen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Auf der Rechnung müssen Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen sein; fehlt die Aufschlüsselung, fordern Sie eine korrigierte Rechnung an.
- Ein arbeitgeberseitig bereitgestelltes Frühstück kürzt die Verpflegungspauschale des Tages um 20 Prozent.
- Bei 28,00 Euro Tagespauschale bleiben nach der Frühstückskürzung 22,40 Euro auszahlbar.
- Hat der Mitarbeiter das Hotel selbst bezahlt, erstattet der Arbeitgeber Rechnung und gekürzte Pauschale.
- Fehlt der Kostennachweis, nennt die IHK Darmstadt eine steuerfreie Arbeitgeberpauschale von 20,00 Euro pro Übernachtung im Inland.
Was die Hotelrechnung zeigen muss
Prüfen Sie den Rechnungsempfänger. Er muss der Arbeitgeber oder die entsandte Person sein. Passt der Empfänger nicht zur Dienstreise, erstatten Sie nicht.
Weitere Pflichtangaben: Reisezeitraum, Hotelanschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., ausgewiesener Umsatzsteuersatz sowie getrennte Posten für Übernachtung und Frühstück. Auch der berufliche Anlass der Übernachtung sollte aus Reiseantrag oder Buchungsbestätigung hervorgehen.
Steht auf der Rechnung nur ein Gesamtbetrag von 120,00 Euro, fehlt die Grundlage für die Kürzung. Lassen Sie das Hotel die Positionen einzeln ausweisen, etwa 105,00 Euro Übernachtung und 15,00 Euro Frühstück. Eine Schätzung ersetzt diese Aufschlüsselung nicht.
Schritt für Schritt abrechnen
- Rechnung prüfenEmpfänger, Reisezeitraum, Reiseanlass und Hotelanschrift mit dem Reiseantrag abgleichen.
- Posten trennenÜbernachtungsanteil und Frühstücksanteil einzeln erfassen.
- Kürzung berechnen20 Prozent der Tagespauschale für den Tag mit Frühstück abziehen.
- Erstattungsweg festlegenVorlage des Mitarbeiters oder Direktzahlung des Arbeitgebers an das Hotel.
- Belege zuordnenRechnung, Reiseantrag und Zahlungsnachweis mit Rechnungsnummer und Zahlungsreferenz ablegen.
Kürzung der Verpflegungspauschale berechnen
Für Inlandsreisen beträgt die Verpflegungspauschale 28,00 Euro für den vollen Kalendertag und 14,00 Euro für An- und Abreisetage. Ein Frühstück kürzt um 20 Prozent, also 5,60 Euro oder 2,80 Euro. Mittag- und Abendessen kürzen je 40 Prozent.
Die Kürzung ist tagesbezogen und endet bei null Euro. Ob die Mahlzeit gegessen wird, spielt keine Rolle, maßgeblich ist die Bereitstellung. Die Kürzungssätze und die Voraussetzungen erläutert die Steuerinfo Reisekosten für Arbeitnehmer der IHK Darmstadt.
Erstattungsbeträge im Überblick
- 142,40 EuroAuszahlung bei Vorkasse
- 22,40 EuroAuszahlung bei Hotelzahlung durch Arbeitgeber
- 120,00 EuroHotelrechnung
- 5,60 EuroFrühstückskürzung
Für Auslandsreisen gelten die gesonderten Auslandspauschalen nach dem jährlich aktualisierten Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Kürzungen sind dort auf die jeweilige Auslandspauschale zu beziehen, nicht auf die Inlandssätze.
Beispiel: 120,00 Euro Hotelrechnung mit Frühstück
Angenommen werden eine fiktive Rechnung, eine Abwesenheit von vollen 24 Stunden und ein Frühstück, das der Arbeitgeber veranlasst hat.
Beispiel: 120,00 Euro Hotelrechnung
| Posten | Betrag | Rechenweg |
|---|---|---|
| Übernachtungsanteil | 105,00 Euro | laut Rechnung |
| Frühstücksanteil | 15,00 Euro | laut Rechnung |
| Hotelrechnung insgesamt | 120,00 Euro | 105,00 plus 15,00 Euro |
| Verpflegungspauschale voller Tag | 28,00 Euro | Inlandssatz |
| Frühstückskürzung | 5,60 Euro | 20 Prozent von 28,00 Euro |
| Auszahlbare Pauschale | 22,40 Euro | 28,00 minus 5,60 Euro |
Variante A: Der Mitarbeiter ist in Vorlage getreten. Dann erstattet der Arbeitgeber 120,00 Euro Hotelrechnung plus 22,40 Euro Verpflegung, zusammen 142,40 Euro.
Variante B: Der Arbeitgeber hat das Hotel direkt bezahlt. Dann erhält der Mitarbeiter nur die 22,40 Euro Verpflegungspauschale. Eine zusätzliche Erstattung der 120,00 Euro wäre eine Doppelzahlung.
Hotelrechnung prüfen
- Rechnungsempfänger prüfen
- Reisedatum prüfen
- Reiseanlass prüfen
- Übernachtung und Frühstück trennen
- Bei fehlender Rechnung Kopie anfordern
- Bei unvollständiger Rechnung Korrektur anfordern
Fehlende oder unvollständige Rechnung
Fehlt die Rechnung, erstatten Sie keine unbelegten 120,00 Euro. Bitten Sie das Hotel um eine Rechnungskopie und halten Sie bis dahin Reiseantrag, Reisedatum und vorhandene Belege fest.
Ohne Nachweis der Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber nach der genannten IHK-Information eine steuerfreie Pauschale von 20,00 Euro pro Übernachtung im Inland ansetzen. Klären Sie vorher, ob die betriebliche Reiserichtlinie diesen Weg zulässt.
Nebenkosten wie Parkgebühren sind nur mit Beleg erstattungsfähig. Für Ehrenamtsreisen nennt die Reisekostenrichtlinie der IHK zu Rostock eine Erstattungsgrenze von 150,00 Euro pro Nacht im Einzelzimmer mit Frühstück. Das ist ein kammerinterner Sonderfall für Ehrenamtliche, keine Marktgrenze für Geschäftsreisen.
Häufige Fragen
Reicht die Hotelrechnung als Nachweis für die Übernachtungskosten?
Ja. Gegen Vorlage der Rechnung erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungskosten steuerfrei. Im Beispiel sind das 120,00 Euro, sofern der Mitarbeiter in Vorlage getreten ist.
Um wie viel kürzt ein Frühstück die Verpflegungspauschale?
Um 20 Prozent der Tagespauschale. Im Inland sind das 5,60 Euro bei 28,00 Euro, an An- und Abreisetagen 2,80 Euro bei 14,00 Euro.
Was tun, wenn die Rechnung unvollständig ist?
Fordern Sie eine korrigierte oder aufgeschlüsselte Rechnung an und erstatten erst nach der Prüfung. Fehlt der Kostennachweis ganz, prüfen Sie den oben beschriebenen Weg der Arbeitgeberpauschale von 20,00 Euro pro Übernachtung.
Gelten für Auslandsreisen andere Sätze?
Ja. Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen für das Ausland weichen von den Inlandssätzen ab, und die Frühstückskürzung bezieht sich auf die jeweilige Auslandspauschale.
