Auslandsdienstreisen: Visum, Impfschutz, Fristen und Belege

Das Wichtigste auf einen Blick

Visum: Reisezweck, Aufenthaltstitel, Bearbeitungszeit

Im Schengen-Raum genügt deutschen Beschäftigten der Personalausweis, sonst entscheidet der Reisezweck.

Meetings, Messebesuche und Vertragsverhandlungen fallen meist unter die Geschäftsreisebestimmungen des Ziellands. Wer dort auf einer Anlage arbeitet oder entgeltlich tätig wird, braucht eine Arbeitserlaubnis, oft ein eigenes Arbeitsvisum.

Beschäftigte mit ausländischer Staatsangehörigkeit prüfen vorab ihren deutschen Aufenthaltstitel: Er muss die Reisedauer überdecken, sonst ist die Wiedereinreise gefährdet. Die Visumarten des deutschen Rechts nennt die Einzelnorm zu Paragraf 6 AufenthG, die auch für einreisende Geschäftspartner aus Drittstaaten gilt.

Das Schengen-Visum (Typ C) gilt für Kurzaufenthalte, das nationale Visum (Typ D) für längere Aufenthalte. Deutsche Geschäftsreisende brauchen für Ziele wie Russland oder Indien vorab ein Visum, für die USA genügt die elektronische ESTA-Genehmigung. Welche Regel im Einzelfall gilt, klärt die Botschaft oder das Konsulat des Ziellands.

Anträge mit Konsulatstermin zuerst stellen, elektronische Anträge danach. Schengen-Visa entscheidet die Vertretung nach dem EU-Visakodex – der Verordnung (EG) Nr. 810/2009 – in der Regel binnen 15 Kalendertagen, in Ausnahmefällen binnen 45. Einladung, Hotelbestätigung und Rückflug gehören in dieselbe Mappe.

Impfungen: Pflichtnachweis oder Empfehlung

Eine Impfpflicht kennt das deutsche Recht nur beim Masernnachweis nach § 20 Abs. 8 IfSG, und zwar für Personal und Kinder in Kitas, Schulen, Kliniken und Praxen.

Für die Einreise zählt, was das Zielland verlangt. Am weitesten verbreitet ist die Gelbfieber-Impfung für Reisen in Teile Afrikas und Südamerikas – Gelbfiebergebiete liegen etwa in Brasilien und Peru –, und einzelne Zielländer verlangen den Nachweis bei der Einreise. Saudi-Arabien verlangt für Pilgerreisen eine Meningokokken-Impfung. Gelbfieber dürfen nur zugelassene Impfstellen impfen und bescheinigen.

Alles Übrige sind Empfehlungen. Die Ständige Impfkommission veröffentlicht sie nach Paragraf 23 des Infektionsschutzgesetzes. Standardimpfungen gegen Tetanus, Diphtherie, Masern und Influenza gelten unabhängig vom Ziel, Reiseimpfungen wie Hepatitis A und B oder Tollwut richten sich nach Region, Dauer und Tätigkeit.

Impftermine gehören sechs bis acht Wochen vor die Abreise. Die Kosten trägt bei beruflich veranlassten Reisen der Arbeitgeber, der Impfnachweis gehört in die Personalakte.

Impfschaden nach § 21 IfSG

Anerkannt wird ein Impfschaden nur, wenn die Impfung einen Gesundheitsschaden verursacht hat, der über das übliche Maß hinausgeht. Voraussetzungen und Verfahren stehen in Paragraf 21 IfSG.

War die Impfung durch die Dienstreise veranlasst, prüft die gesetzliche Unfallversicherung, ob ein Arbeitsunfall vorliegt. Betriebe halten deshalb fest, wer wann welche Impfung aus welchem Anlass erhalten hat.

Reisekosten abrechnen: Pauschalen, Fremdwährung, Belege

Die Verpflegungspauschale im Ausland steht nicht im Gesetz. Das Bundesministerium der Finanzen legt sie in einem jährlichen Schreiben fest, das im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht wird, je Land mit eigenem Satz. Einzelne Länder sind nach Städten unterteilt, etwa Frankreich nach Paris und die Schweiz nach Genf.

An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise werden mit der vollen Pauschale gerechnet, anders als im Inland.

Die Inlandssätze und die Kürzungen stehen in Paragraf 9 EStG: Ein Frühstück kürzt den Tagesatz um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent. Die Pauschale deckt nur die Verpflegung. Übernachtung, Flug und Taxi werden gesondert abgerechnet, gegen Beleg oder über die Übernachtungspauschale, aber nicht doppelt.

Nach der Dreimonatsfrist sind ab dem vierten Monat am selben Ort die Inlandssätze anzusetzen. Wer an einem Kalendertag mehrere Länder bereist, rechnet mit dem Satz des Landes, in dem der Tag endet.

Fremdwährung rechnen Sie mit dem Kurs des Zahlungstags um, den der Kontoauszug ausweist. Der Aufschlag der Kreditkarte gehört zu den Reisekosten. Für den Vorsteuerabzug gelten die Umsatzsteuer-Umrechnungskurse des BMF, für die Einkommensteuer der tatsächliche Kurs.

Schritte der Abrechnung:

Häufige Fragen

Brauche ich für eine Dienstreise nach Zürich ein Visum?

Nein. Die Schweiz gehört zum Schengen-Raum, der Personalausweis genügt. Für Aufenthalte über 90 Tage gelten eigene Regeln.

Gilt am Anreisetag im Ausland eine halbe Pauschale?

Nein. An- und Abreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise werden mit dem vollen Landessatz gerechnet.

Wer zahlt die Reiseimpfungen?

Bei einer beruflich veranlassten Reise übernimmt der Arbeitgeber die empfohlenen Impfungen. Erstattet er nicht, lassen sich die Kosten als Werbungskosten geltend machen.

Wie rechne ich eine Hotelrechnung in Schweizer Franken ab?

Mit dem Kurs des Zahlungstags, wie ihn Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung ausweisen. Ein geschätzter Monatskurs genügt dem Finanzamt nicht.