Wie das BMF die Verpflegungspauschalen kürzt und Abrechnungen prüft

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Verpflegungspauschalen des Bundesministeriums der Finanzen legen fest, welchen Mehraufwand Beschäftigte bei Dienstreisen steuerfrei erstattet bekommen.
• Für eintägige Reisen gilt ein Satz von 28 Euro, für mehrtägige Reisen 14 Euro am An- und Abreisetag sowie 28 Euro für volle Tage.
• Das BMF kürzt die Pauschale um 20 Prozent bei einem gestellten Frühstück und um je 40 Prozent bei Mittag- oder Abendessen.
• Die Erstattung bleibt nach § 3 EStG steuerfrei, wenn sie die gesetzlichen Sätze nicht übersteigt.
• Das Finanzamt prüft Reisekostenabrechnungen stichprobenartig und beanstandet vor allem fehlende Kürzungen und unklare Tätigkeitsstätten.
• Die Bafin warnt vor gefälschten BMF-Schreiben, mit denen Betrüger an Steuerzahlungen oder Daten gelangen wollen.

Was das BMF mit den Verpflegungspauschalen steuert

Das Bundesministerium der Finanzen gibt jedes Jahr im Amtlichen Teil des Bundessteuerblattes bekannt, welche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung gelten. Diese Werte sind keine Empfehlung, sondern die Obergrenze für den steuerfreien Ersatz durch den Arbeitgeber.

Rechtliche Grundlage ist das Einkommensteuergesetz. Wer die Systematik verstehen will, findet die einzelnen Regelungen im EStG - Einkommensteuergesetz. Das BMF konkretisiert diese Vorgaben und veröffentlicht zusätzlich die Auslandspauschalen, die nach Ländergruppen gestaffelt sind.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Pauschalen bestimmen, wie viel ein Beschäftigter auf einer Dienstreise steuerfrei erhält, ohne dass Belege für einzelne Mahlzeiten nötig sind. Wer mehr zahlt, muss den übersteigenden Teil als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln.

Die Pauschalen gelten bundesweit einheitlich. Ob eine Reise von Hamburg nach München, von Köln nach Leipzig oder von Stuttgart nach Dresden führt, ändert an der Höhe nichts. Regionale Unterschiede gibt es nur bei den Übernachtungskosten, die tatsächlich abgerechnet werden.

Aktuelle Pauschalen für eintägige und mehrtägige Dienstreisen

Die Verpflegungspauschale 2025 unterscheidet drei Fallgruppen. Entscheidend ist, ob die Reise weniger als acht Stunden, mehr als acht Stunden oder mit Übernachtung dauert.

Dauer der Dienstreise	Verpflegungspauschale
Eintägige Reise mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit	28 Euro
Mehrtägige Reise, An- und Abreisetag	je 14 Euro
Mehrtägige Reise, volle Tage mit 24 Stunden Abwesenheit	je 28 Euro

Bei einer Reise von Montag bis Mittwoch fallen also 14 Euro für Montag, 28 Euro für Dienstag und 14 Euro für Mittwoch an. Das ergibt 56 Euro. Übernachtungskosten kommen hinzu und werden gegen Beleg erstattet.

Für Reisen ins Ausland gelten eigene Sätze. Das BMF ordnet jedes Land einer Ländergruppe zu. Länder mit hohen Lebenshaltungskosten wie die Schweiz oder Japan liegen in einer höheren Gruppe als etwa Polen oder Portugal. Die jeweils gültige Übersicht veröffentlicht das Ministerium jährlich.

Wichtig ist die Abwesenheitsdauer, nicht die Entfernung. Eine Fahrt von Berlin nach Potsdam kann die Achtstundengrenze überschreiten, ein Flug von Frankfurt nach Wien sie unterschreiten. Die Uhrzeiten sind zu dokumentieren.

Wann die Pauschale gekürzt wird: Frühstück, Mittag- und Abendessen

Stellt der Arbeitgeber oder der Geschäftspartner eine Mahlzeit, sinkt der steuerfreie Betrag. Die Kürzung beträgt 20 Prozent der vollen Tagespauschale für ein Frühstück und je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Tagespauschale von 28 Euro bedeutet das: 5,60 Euro Abzug für ein Frühstück, 11,20 Euro für ein Mittagessen und 11,20 Euro für ein Abendessen. Die Beträge sind unabhängig davon, was die Mahlzeit tatsächlich gekostet hat.

Pauschalen kürzen Frühstück heißt in der Praxis: Wer im Hotel mit Frühstück übernachtet, muss den Abzug vornehmen. Das gilt auch, wenn das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten war und nicht separat ausgewiesen ist.

Werden alle drei Mahlzeiten gestellt, ist die Pauschale vollständig aufgezehrt. Ein steuerfreier Verpflegungsersatz ist dann nicht mehr möglich. Der Arbeitgeber darf die Differenz nur als steuerpflichtigen Lohn zahlen.

Bei mehrtägigen Reisen wird der Abzug auf den jeweiligen Tag bezogen. Ein Frühstück am Anreisetag kürzt die 14 Euro, nicht die 28 Euro eines vollen Tages. Die Reihenfolge der Kürzung richtet sich nach dem Tag, an dem die Mahlzeit gestellt wurde.

Erste und letzte Tätigkeitsstätte nach § 9 EStG richtig abgrenzen

Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, dem ein Beschäftigter dauerhaft zugeordnet ist. Diese Zuordnung entscheidet, ob überhaupt Verpflegungspauschalen anfallen. Fahrten dorthin sind keine Dienstreisen.

Das Gesetz nennt drei Kriterien: die arbeitsvertragliche Vereinbarung, die Eingliederung in den Betrieb und die Dauer der Tätigkeit. Wer an einem Standort regelmäßig arbeitet, hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Einzelheiten regelt der Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten nach § 9 EStG.

Die letzte Tätigkeitsstätte ist der Ort der letzten beruflichen Handlung vor der Rückkehr. Sie bestimmt das Ende der Reise und damit die Abwesenheitsdauer. Wer auf dem Heimweg noch einen Kunden besucht, verlängert die Reise bis zu diesem Termin.

Typische Streitfälle entstehen bei Außendienstlern ohne festen Arbeitsort, bei Homeoffice-Regelungen und bei Mitarbeitern, die an mehreren Standorten eingesetzt werden. Hier hilft ein Blick in die Inhaltsübersicht EStG - Einzelnorm, um die einschlägigen Paragrafen zu finden.

In der Praxis empfiehlt sich eine schriftliche Reiserichtlinie. Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) stellt dafür Standards bereit, die Unternehmen an ihre eigene Organisation anpassen können.

Abrechnung nach EStG: steuerfreie Erstattung nach § 3 EStG und Werbungskostenabzug

Erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen, bleibt der Betrag nach § 3 EStG steuerfrei. Voraussetzung ist, dass die gesetzlichen Höchstbeträge eingehalten werden. Für die steuerfreie Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber nach § 3 EStG gelten dieselben Grenzen wie beim Werbungskostenabzug.

Zahlt der Arbeitgeber weniger als die Pauschale oder gar nichts, kann der Beschäftigte den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen. Das Finanzamt berücksichtigt ihn in der Einkommensteuererklärung, sofern die zumutbare Belastung überschritten wird.

Die Reisekostenabrechnung prüfen heißt, drei Ebenen zu trennen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Fahrtkosten werden bei öffentlichen Verkehrsmitteln gegen Beleg erstattet, bei privatem Pkw mit der Kilometerpauschale von 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Kilometer.

Für Bahnreisen lohnt der Blick auf Geschäftskundenprogramme der Deutschen Bahn AG. Sie bündeln Buchung, Rechnung und BahnCard in einem Firmenkonto, was die Abrechnung erleichtert.

Ein Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin reist von München nach Nürnberg, Abfahrt 6:30 Uhr, Rückkehr 19:00 Uhr. Die Abwesenheit beträgt 12,5 Stunden, also mehr als acht Stunden. Sie erhält 28 Euro Verpflegungspauschale. Ein Frühstück im Zug wurde nicht gestellt, ein Mittagessen beim Kunden schon. Der Arbeitgeber kürzt um 11,20 Euro und erstattet 16,80 Euro steuerfrei.

Prüfschema des Finanzamts und typische Fehler in der Reisekostenabrechnung

Die Betriebsprüfung sieht sich Reisekostenabrechnungen stichprobenartig an. Sie prüft, ob die Kürzungen vorgenommen, die Tätigkeitsstätten korrekt bestimmt und die Belege vollständig sind.

So läuft die Prüfung typischerweise ab:

1. Abgleich der Reisezeiträume mit Kalender und Buchhaltung.
2. Kontrolle der Abwesenheitsdauer anhand von Uhrzeiten.
3. Prüfung, ob gestellte Mahlzeiten gekürzt wurden.
4. Abgleich der Übernachtungsbelege mit den gebuchten Pauschalen.
5. Kontrolle der ersten Tätigkeitsstätte anhand von Arbeitsvertrag und Einsatzplan.

Häufige Fehler sind fehlende Kürzungen bei Hotelbuchungen mit Frühstück, falsch berechnete An- und Abreisetage und die doppelte Erstattung von Fahrtkosten. Auch die Verwechslung von Inlands- und Auslandspauschalen führt regelmäßig zu Korrekturen.

Ein weiterer Fehler ist die Erstattung von Mahlzeiten gegen Einzelbeleg zusätzlich zur Pauschale. Das ist nicht zulässig, weil die Pauschale genau diesen Aufwand abgilt. Wer beides zahlt, erzeugt steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Unternehmen sollten Abrechnungen vor der Buchung prüfen und die Reiserichtlinie jährlich aktualisieren. Die Industrie- und Handelskammer berät zu Reisekosten und Auslandsgeschäften und bietet Merkblätter für die Praxis.

Warnung vor gefälschten BMF-Schreiben und Steueraufforderungen

Betrüger versenden E-Mails und Briefe im Namen des Bundesministeriums der Finanzen. Sie fordern zu Zahlungen auf, verlangen die Bestätigung von Pauschalen oder verlinken auf gefälschte Portale. Die Bafin warnt vor gefälschten BMF-Schreiben zu Steuern und Pauschalen.

Die Schreiben wirken authentisch, tragen Aktenzeichen und verweisen auf angebliche Gesetzesänderungen. Sie enthalten jedoch falsche Bankverbindungen oder verlangen die Preisgabe von Steuerdaten. Das Ministerium versendet solche Aufforderungen nicht per E-Mail an einzelne Unternehmen.

Betroffene sollten keine Zahlungen leisten, keine Links öffnen und keine Daten übermitteln. Seriöse Informationen zu Pauschalen stehen ausschließlich im Bundessteuerblatt und auf den offiziellen Seiten der Finanzverwaltung.

Im Zweifel hilft der Kontakt zum zuständigen Finanzamt oder zur Steuerberatung. Unternehmen können ihre Buchhaltung sensibilisieren, indem sie eingehende Schreiben zentral prüfen lassen.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2025 bei einer eintägigen Dienstreise?

Sie beträgt 28 Euro, wenn die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden dauert. Bei kürzeren Reisen fällt keine Pauschale an.

Wird die Pauschale bei einem Frühstück im Hotel immer gekürzt?

Ja. Ein gestelltes Frühstück führt zu einem Abzug von 20 Prozent der vollen Tagespauschale, unabhängig davon, ob es im Übernachtungspreis enthalten war.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber mehr als die Pauschale zahlt?

Der übersteigende Betrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Er muss versteuert und in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.

Kann ich die Pauschale auch ohne Belege erhalten?

Ja. Für den Verpflegungsmehraufwand sind keine Einzelbelege nötig. Erstattet werden die gesetzlichen Pauschbeträge, sofern die Reise dokumentiert ist.

Wie erkenne ich ein gefälschtes BMF-Schreiben?

Prüfen Sie Absender, Aktenzeichen und Bankverbindung. Das BMF fordert Unternehmen nicht per E-Mail zu Zahlungen auf. Im Zweifel beim Finanzamt nachfragen.

Gilt die Pauschale auch für Reisen ins Ausland?

Ja, aber mit länderspezifischen Sätzen. Das BMF veröffentlicht die Beträge jährlich nach Ländergruppen gestaffelt.