Reiserichtlinie erstellen nach § 87 BetrVG mit dem Betriebsrat

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum eine Reiserichtlinie ohne Betriebsrat angreifbar ist

Eine Reiserichtlinie regelt, wer wann wie reisen darf und welche Kosten erstattet werden. Sie greift in Arbeitsabläufe, Arbeitszeit und Vergütung ein. Genau dort hat der Betriebsrat ein Wort mitzureden.

Viele Unternehmen verabschieden die Richtlinie per Geschäftsführerbeschluss und wundern sich, wenn der Betriebsrat sie später beanstandet. Ohne Mitbestimmung ist die Richtlinie nicht unwirksam, aber der Betriebsrat kann ihre Anwendung im Betrieb untersagen lassen. Es droht ein Beschlussverfahren vor dem Arbeitsgericht.

Der Schaden ist praktisch: Erstattungen werden unterschiedlich gehandhabt, Mitarbeitende verunsichert, die Personalabteilung bearbeitet Widersprüche. Eine Reiserichtlinie ohne Betriebsrat ist ein Provisorium, kein Fundament.

Die gute Nachricht: Mit dem Betriebsrat wird die Richtlinie belastbar. Sie gilt einheitlich, ist gegenüber dem Finanzamt dokumentiert und hält einem Prüfungsfall stand. Der Aufwand lohnt sich, weil er spätere Streitigkeiten vermeidet.

§ 87 BetrVG: Mitbestimmung bei Ordnung des Betriebs und Reisekostenregeln

Das Betriebsverfassungsgesetz im Volltext regelt die Beteiligung der Arbeitnehmerschaft. Für Reiserichtlinien ist § 87 BetrVG Mitbestimmungstatbestände der zentrale Hebel. Der Betriebsrat bestimmt mit bei der Ordnung des Betriebs und bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung.

Konkret betroffen sind nach § 87 BetrVG die Nummern 1, 6 und 10: Fragen der Ordnung des Betriebs, die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen zur Überwachung und die betriebliche Lohngestaltung. Eine Reiserichtlinie berührt alle drei, weil sie Abläufe, Buchungssysteme und Erstattungen festlegt.

Die Mitbestimmung reicht von der Buchungsplattform über die Genehmigungswege bis zur Höhe der Verpflegungspauschale. Auch die Frage, ob Bahn oder Flugzeug Vorrang hat, ist mitbestimmt, sobald sie die Ordnung des Betriebs betrifft.

Der Betriebsrat hat kein Vetorecht gegen Dienstreisen als solche. Er hat aber ein Mitbestimmungsrecht bei den Regeln, nach denen gereist wird. Wer das trennt, verhandelt sachlich.

Rechtsgrundlage ist das Betriebsverfassungsgesetz in der jeweils geltenden Fassung. Wer die Systematik verstehen will, liest den Gesetzestext. Die Mitbestimmungstatbestände finden sich in § 87 BetrVG.

Schritt für Schritt: Von der Bedarfsanalyse bis zur Unterschrift des Betriebsrats

Checkliste für die Verhandlung:

EStG in der Praxis: steuerfreie Erstattungen nach § 3, Werbungskosten nach § 9

Reisekosten sind steuerlich heikel. Erstattet der Arbeitgeber zu viel, entsteht Lohnsteuer. Erstattet er zu wenig, tragen Beschäftigte die Kosten selbst und können sie als Werbungskosten abziehen.

§ 3 EStG steuerfreie Erstattungen regelt in Nummer 16, dass Reisekosten steuerfrei erstattet werden können, wenn die Reise dienstlich veranlasst ist. Höhere Erstattungen ohne Einzelnachweis sind lohnsteuerpflichtig. Die Richtlinie sollte die steuerfreien Höchstbeträge nennen, damit Buchhaltung und Beschäftigte dieselbe Sprache sprechen.

§ 9 EStG Werbungskosten nennt Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand ausdrücklich. Praktisch wichtig ist Absatz 4a: Die Verpflegungspauschale gilt bei einer Tätigkeit an derselben Auswärtstätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate.

Steuerfreie Erstattung und Werbungskostenabzug greifen nacheinander: Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, kann nicht zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten mit den BMF-Sätzen in der Richtlinie verankern

Die Verpflegungspauschale ist der praktisch wichtigste Streitpunkt. Sie richtet sich nach den Sätzen des BMF und unterscheidet zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen sowie zwischen An- und Abreisetagen.

Die Inlandssätze wurden zum 1. Januar 2020 auf 28 Euro und 14 Euro angehoben. Maßgeblich ist das jeweils aktuelle BMF-Schreiben; für Auslandsreisen veröffentlicht das BMF länderspezifische Pauschalen, die jährlich angepasst werden.

Die Richtlinie sollte die aktuellen Pauschalen nennen, nicht nur auf das Gesetz verweisen. Beschäftigte wollen wissen, was sie erhalten. Die Buchhaltung braucht klare Beträge, um Abrechnungen ohne Rückfragen zu erstellen.

Bei Übernachtungskosten ist zu regeln, ob tatsächliche Kosten erstattet werden oder eine Obergrenze gilt. In Städten wie München, Frankfurt am Main oder Hamburg sind Hotelpreise deutlich höher als in ländlichen Regionen. Eine einheitliche Obergrenze benachteiligt Beschäftigte in teuren Lagen.

Sinnvoll ist eine Differenzierung nach Reiseziel oder eine Erstattung nach Beleg mit Angemessenheitsgrenze. Das BMF veröffentlicht keine Hotelpreisgrenzen, aber die Finanzverwaltung akzeptiert nachvollziehbare betriebliche Regelungen.

Betriebliche Obergrenzen liegen in der Praxis häufig zwischen 80 und 150 Euro pro Nacht, mit höheren Werten in Metropolen. Diese Spanne ist ein Erfahrungswert aus der Praxis, keine Vorgabe des BMF.

Frühstück und andere Mahlzeiten, die im Hotelpreis enthalten sind, müssen auf die Verpflegungspauschale angerechnet werden: 20 Prozent für ein Frühstück, 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf die Pauschale des Reisetages. Bei 28 Euro sind das 5,60 Euro und 11,20 Euro. Auch das gehört in die Richtlinie, sonst entstehen Nachforderungen bei der Lohnsteuerprüfung.

Reisezeiten, Arbeitszeit und Erholung nach ArbZG regeln

Reisezeit ist nicht automatisch Freizeit. Das Arbeitszeitgesetz mit Inhaltsverzeichnis unterscheidet zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit. Wer auf Dienstreise fährt, leistet je nach Umstand Arbeitszeit oder ist zumindest weisungsgebunden.

Das ArbZG schreibt Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten vor. Die konkreten Grenzen:

Bei Dienstreisen sind diese Regeln oft schwer einzuhalten, etwa bei frühen Flügen oder späten Rückfahrten. Die Richtlinie muss deshalb festlegen, wie Reisezeiten angerechnet werden.

Beispiel: Eine Beschäftigte startet um 5:00 Uhr zum Flughafen, fliegt zwei Stunden, arbeitet vor Ort sechs Stunden und erreicht das Hotel um 21:00 Uhr. Zwischen Start und Hotelankunft liegen 16 Stunden. Auch mit Pausen ist die Zehn-Stunden-Grenze des § 3 ArbZG überschritten.

Der Ausgleich nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG müssen deshalb in der Richtlinie geregelt sein.

Bewährt hat sich die Regel, dass Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit als Arbeitszeit gelten, wenn die Beschäftigten nicht frei über die Zeit verfügen können. Reine Wartezeiten ohne Arbeitsleistung können anders behandelt werden.

Die Richtlinie sollte auch Ausgleichsregelungen enthalten: Ruhetage nach langen Reisen, Begrenzung von Nachtflügen, Erholungspausen.

Der Betriebsrat achtet besonders auf diese Punkte. Wer sie sauber regelt, vermeidet Streit und schützt die Gesundheit der Beschäftigten.

Weisungsrecht nach § 611a BGB und Aufwendungsersatz nach § 670 BGB

Der Arbeitgeber kann Dienstreisen anordnen. § 611a BGB definiert das Weisungsrecht: Der Arbeitnehmer schuldet die vereinbarte Tätigkeit, der Arbeitgeber bestimmt Ort und Zeit. Dienstreisen sind Teil dieser Weisungsbefugnis.

Das Weisungsrecht ist aber nicht schrankenlos. Es muss billigem Ermessen entsprechen, die Arbeitsverträge und die Reiserichtlinie beachten. Eine Reise ohne sachlichen Grund kann unzulässig sein.

Für die Kosten gilt § 670 BGB: Erstattet werden Aufwendungen, die der Beschäftigte den Umständen nach für erforderlich halten darf. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung und Nebenkosten.

Die Richtlinie konkretisiert, was als erforderlich gilt. Sie darf den gesetzlichen Anspruch nicht unterschreiten, kann aber Obergrenzen setzen, solange diese angemessen sind.

Wichtig ist die Abstimmung mit dem Betriebsrat, weil § 670 BGB nur den Grundsatz regelt, nicht die Höhe. Die Höhe steht in der Richtlinie, und dort entscheidet der Betriebsrat mit.

Typische Streitpunkte mit dem Betriebsrat und Formulierungshilfen

Streitpunkt eins: die Wahl des Verkehrsmittels. Formulierung: "Dienstreisen sind mit dem Verkehrsmittel durchzuführen, das unter Berücksichtigung von Kosten, Reisezeit und Umweltbelastung angemessen ist. Die Entscheidung trifft der Reisende nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten."

Streitpunkt zwei: die Höhe der Verpflegungspauschale. Formulierung: "Die Verpflegungspauschale richtet sich nach den Sätzen des BMF in der jeweils gültigen Fassung, derzeit 28 Euro für jeden vollen Kalendertag und 14 Euro für An- und Abreisetage. Sie wird ohne Einzelnachweis erstattet."

Streitpunkt drei: Übernachtungskosten. Formulierung: "Übernachtungskosten werden gegen Beleg erstattet. In Städten mit nachgewiesen hohem Preisniveau kann die Geschäftsführung nach Rücksprache mit dem Betriebsrat Ausnahmen zulassen."

Streitpunkt vier: Reisezeit. Formulierung: "Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit gelten als Arbeitszeit, wenn die Beschäftigten nicht frei über die Zeit verfügen können. Wartezeiten ohne Arbeitsleistung werden zur Hälfte angerechnet."

Streitpunkt fünf: Buchungsplattform und Datenschutz. Formulierung: "Die Buchung erfolgt über das betriebliche Buchungssystem. Personenbezogene Buchungsdaten werden nur für Abrechnung und Compliance genutzt und nach den Vorgaben der DSGVO gelöscht."

Streitpunkt sechs: Genehmigungsverfahren. Formulierung: "Dienstreisen bedürfen der vorherigen Genehmigung durch den Vorgesetzten. Die Genehmigung ist schriftlich oder elektronisch einzuholen. Eilfälle regelt eine Ausnahme."

Streitpunkt sieben: Auslandsreisen. Formulierung: "Bei Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Pauschalen des BMF. Der Arbeitgeber stellt Reiseversicherungen und notwendige Impfungen."

Streitpunkt acht: Rückerstattung bei Stornierungen. Formulierung: "Stornokosten trägt der Arbeitgeber, wenn die Reise aus betrieblichen Gründen abgesagt wird. Bei privater Veranlassung trägt sie der Reisende."

Musterklausel für den Aufbau der Richtlinie:

§ 4 Reisekosten und Reisezeit

(1) Verpflegungspauschale: Erstattet werden die Sätze des BMF-Schreibens in der jeweils gültigen Fassung, derzeit 28 Euro für jeden vollen Kalendertag und 14 Euro für An- und Abreisetage. Vom Arbeitgeber [gestellte Mahlzeiten](https://dienstreisefibel.de/verpflegungspauschale-mit-kuerzung-mitternachtsregelung-und-dreimonatsfrist-bere) werden mit 20 Prozent für das Frühstück und 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen angerechnet.

(2) Übernachtungskosten: Erstattet werden die tatsächlichen Kosten gegen Beleg bis zu einer Obergrenze von ... Euro je Nacht. Die Obergrenze wird jährlich überprüft und nach Reiseziel differenziert.

(3) Reisezeit: Reisezeiten außerhalb der Arbeitszeit gelten als Arbeitszeit, wenn die Beschäftigten nicht frei über die Zeit verfügen können. Die Ruhezeit nach § 5 ArbZG bleibt gewahrt, der Ausgleich nach § 3 ArbZG wird über Zeitgutschrift geregelt.

(4) Buchung und Datenschutz: Die Buchung erfolgt über das betriebliche Buchungssystem. Personenbezogene Buchungsdaten werden nur für Abrechnung und Compliance genutzt und nach den Vorgaben der DSGVO gelöscht.

(5) Inkrafttreten: Diese Regelung tritt am ... in Kraft, läuft unbefristet und kann mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende gekündigt werden.

Häufige Fragen