Bahn, Flug, Mietwagen und Carsharing für Dienstreisen vergleichen

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Verkehrsmittel, vier Preislogiken

Ein Vergleich scheitert oft daran, dass vier verschiedene Dinge nebeneinander gestellt werden. Die Tabelle ordnet Anbieter, Preislogik und Zusatzposten zu. Rechnen Sie jede Variante auf dieselbe Bezugsgröße um: die Kosten der kompletten Reise.

Dazu gehören An- und Abfahrt, Gepäck, Parken und die Rückgabe des Fahrzeugs. Wer nur den beworbenen Einstiegspreis liest, entscheidet auf falscher Grundlage.

Bahn: Sparpreis, Flexpreis und BahnCard

Die Deutsche Bahn verkauft Fernverkehrstickets in zwei Preiswelten. Der Sparpreis ist an einen konkreten Zug gebunden und wird in Kontingenten verkauft, die sich mit der Nachfrage verteuern. Der Flexpreis gilt ohne Zugbindung und lässt sich vor der Abfahrt umbuchen und erstatten. Für Firmen mit unklaren Terminen ist das der entscheidende Unterschied.

Sparpreise sind in der Regel mehrere Wochen bis Monate im Voraus buchbar. Beispiel: Wer sechs bis acht Wochen vor der Abfahrt bucht, findet häufiger ein günstiges Kontingent als wenige Tage vorher.

Dazu kommen drei Rabattkarten. Die BahnCard 25 kostet in der 2. Klasse 59,90 Euro, die BahnCard 50 244 Euro. Die genauen Preise und Bedingungen nennt die Deutsche Bahn.

Die BahnCard 25 rabattiert Flexpreis und Sparpreis um 25 Prozent. Die BahnCard 50 halbiert den Flexpreis und rabattiert den Sparpreis ebenfalls um 25 Prozent. Die BahnCard 100 ist eine Netzkarte für ein Jahr ohne Einzeltickets. Für Unternehmen gibt es dieselben Stufen als BahnCard Business.

Eine Sitzplatzreservierung ist in der 2. Klasse kostenpflichtig. Bei vollen Zügen gehört sie zum realistischen Reisebudget, weil Umsteigen mit Gepäck sonst zum Stehplatz wird. Für den Nahverkehr gelten Länder-Tickets, die bei mehreren Fahrten am selben Tag günstiger sein können als Einzelfahrscheine.

Flug: Grundpreis plus Zusatzposten

Fluggesellschaften verkaufen Tarifmarken statt Sitzplätze. Lufthansa staffelt Economy Light, Classic und Flex, Eurowings arbeitet mit Basic, Smart und Best. Light- und Basic-Tarife enthalten in der Regel kein Aufgabegepäck und keine kostenfreie Sitzplatzwahl bei der Buchung. Umbuchungen sind dort nur gegen Gebühr oder gar nicht möglich.

Ryanair und easyJet kalkulieren ähnlich und verlangen für aufzugebendes Gepäck, Sitzplatzwahl und späte Buchung gesondert. Für die Abrechnung zählt der gezahlte Gesamtbetrag aus der Buchungsbestätigung. Aufgabegepäck ist Teil des Flugpreises und nicht den Reisenebenkosten zuzuordnen.

Zusätzlich entstehen Kosten am Boden: Bahn zum Flughafen, Parken im Parkhaus oder Mietwagen. Planen Sie mindestens zwei Stunden vor Abflug plus Transferzeit ein. Dieser Puffer entscheidet über die Termintauglichkeit stärker als der reine Flugpreis.

Mietwagen und Carsharing: Tagespreis gegen Zeittarif

Mietwagen von Sixt, Europcar, Hertz, Enterprise und Avis werden in Fahrzeuggruppen zu Tagespreisen verkauft. In Deutschland enthalten viele Tarife freie Kilometer. Extras kosten Geld: Einwegmiete bei Rückgabe an einem anderen Ort, Zusatzfahrer, junger Fahrer unter 23 Jahren und Haftungsreduzierung auf einen kleinen Selbstbehalt. Kaution und Tankregelung stehen in den Mietbedingungen. Rechnungen deutscher Vermieter sind Bruttobeträge mit deutscher Umsatzsteuer.

Carsharing teilt sich in zwei Modelle. Stationsbasiert arbeiten Cambio, Stadtmobil, Flinkster und teilAuto mit festen Stationen und reservierbaren Fahrzeugen. Free-Floating-Anbieter wie Miles verlangen keine Reservierung, dafür muss das Fahrzeug im Geschäftsgebiet abgestellt werden. Abgerechnet werden Minuten, Stunden oder Tagespakete plus Kilometer. Kraftstoff oder Strom, Versicherung und Steuern sind in diesen Preisen enthalten.

Für mehrtägige Fernreisen passt das Free-Floating-Modell schlecht, weil das Fahrzeug im Geschäftsgebiet zurückgegeben werden muss. Wer den eigenen Wagen nutzt, sollte dessen Vollkosten kennen. Neben dem Kaufpreis zählen Wertverlust, Wartung, Reifen, Versicherung und Steuern. Der ADAC Autokostenrechner weist solche Kosten je Modell aus.

Der Rechner zeigt Vollkosten. Der Pauschalsatz von 0,30 Euro je Kilometer stammt dagegen aus der Reisekostenregelung und dient der Abrechnung, nicht dem Kostenvergleich.

Modellrechnung: Frankfurt am Main nach Berlin

Angenommen werden eine Hin- und Rückfahrt über 1.100 Kilometer, zwei Reisetage und eine Übernachtung. Die Preise sind Annahmen für das Rechenbeispiel, keine Marktpreise. Alle Beträge sind Bruttopreise einschließlich Umsatzsteuer, wie sie auf der jeweiligen Rechnung stehen.

Die Spanne reicht von 160,00 bis 330,00 Euro für dieselbe Reise, ohne Übernachtung und Verpflegung. Beim Flug kommen An- und Abfahrt zum Flughafen hinzu, beim Mietwagen die Kaution. Beide Posten erhöhen die tatsächlichen Kosten, auch wenn die Kaution nach ordnungsgemäßer Rückgabe zurückgezahlt wird. Bei der Bahn entscheidet der Buchungszeitpunkt: Sparpreiskontingente liegen deutlich unter dem Flexpreis, binden aber den Zug.

Zur Fahrtkostenrechnung kommt die Arbeitszeit. Frankfurt am Main bis Berlin dauert mit dem ICE rund vier Stunden je Richtung. Der Flug ist einschließlich Sicherheitskontrolle und Transfer selten kürzer, das Auto liegt ohne Pausen bei etwa sechs Stunden. Bei drei oder mehr Terminen vor Ort verschiebt sich das Ergebnis dadurch deutlich.

Was in der Reisekostenabrechnung landet

Reisekosten entstehen durch eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Unterschieden werden Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich Zuschlägen anzusetzen. Diese Zuordnung erläutert die Kostenübersicht der IHK Darmstadt im Detail.

Mietwagen und Carsharing laufen als Fahrtkosten mit dem tatsächlich belegten Betrag. Beim eigenen Pkw besteht ein Wahlrecht zwischen den nachgewiesenen Kosten und pauschalen 0,30 Euro je Kilometer für einen Kraftwagen sowie 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge. Tankbelege, Maut und Parkgebühren gehören zur Belegkette.

Beim Verpflegungsmehraufwand im Inland gelten 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei 24 Stunden. Ohne Übernachtungsnachweis sind 20 Euro je Übernachtung pauschal erstattbar. Gestellte Mahlzeiten kürzen um 5,60 Euro beim Frühstück und je 11,20 Euro bei Mittag- oder Abendessen.

Pflichtangaben sind Name, Dauer, Anlass und Ziel der Reise. Lexware nennt sie in seiner Vorlage für die Reisekostenabrechnung und weist darauf hin, dass Belege die einzelnen Einträge stützen müssen. Das ist eine Anbieterbeschreibung, kein unabhängiger Test.

Regeln, die vor der ersten Buchung stehen sollten

Das Umweltbundesamt ordnet Arbeitswege, Geschäftsreisen und Fuhrpark den Handlungsfeldern des betrieblichen Mobilitätsmanagements zu und nennt Carsharing und Bike-Sharing als Ergänzung zum öffentlichen Personennahverkehr. Aus diesen Feldern lassen sich Regeln ableiten, die für alle Beschäftigten gelten.

Praktische Faustregel, keine Rechtsregel: Je dichter der Terminplan am Zielort, desto stärker zählt die Flexibilität des Fahrzeugs. Je länger die Strecke, desto stärker zählt die Arbeitszeit im Zug oder Flugzeug.

Häufige Fragen

Welche Verkehrsmittel darf ich auf Dienstreisen nutzen?

Alle vier sind abrechenbar. Bahn, Bus und Flug laufen zum entrichteten Fahrpreis, Mietwagen und Carsharing zu den belegten Kosten, der eigene Pkw pauschal mit 0,30 Euro je Kilometer oder mit Einzelnachweis.

Ist Carsharing günstiger als ein Mietwagen?

Das hängt am Tarif und an der Fahrleistung. Carsharing passt für kurze lokale Fahrten mit Rückgabe im Geschäftsgebiet, der Mietwagen für mehrtägige Fahrten mit vielen Kilometern. Ohne die Preise der gebuchten Anbieter lässt sich keine allgemeine Aussage treffen.

Wann lohnt sich eine BahnCard für das Unternehmen?

Die BahnCard 25 rabattiert auch Sparpreise um 25 Prozent. Die BahnCard 50 halbiert den Flexpreis und rechnet sich damit schon nach wenigen flexiblen Fahrten. Entscheidend ist das Fahrtenaufkommen des Unternehmens, nicht das einzelne Ticket.

Wird ein Mietwagen pauschal abgerechnet?

Nein. Für Mietwagen und Carsharing zählen die tatsächlich entstandenen Kosten mit Rechnung. Der Pauschalsatz von 0,30 Euro je Kilometer gilt nur für das eigene Fahrzeug des Beschäftigten.

Was sind Reisenebenkosten bei Bahn und Flug?

Gepäckbeförderung und -aufbewahrung, Parken, Maut, beruflich veranlasste Ferngespräche und Schriftverkehr. Sie sind bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen erstattbar und müssen belegt werden.