Mobilität
Teil von Bahn, Flug, Mietwagen und Carsharing für Dienstreisen vergleichen
Carsharing auf Dienstreisen: fiktives Beleglog mit drei Buchungen
Ein fiktives Carsharing-Beispiel mit drei Buchungen zeigt, wie ein Beleglog Dienstfahrten, Privatfahrten und Stornierungen trennt und Zahlungen abgleicht.
Das Wichtigste auf einen Blick
Die Beispielabrechnung endet bei 27,50 € dienstlich, 0,00 € privat und 0,00 € storniert.
- Carsharing zählt laut Umweltbundesamt zu den alternativen Mobilitätsangeboten im betrieblichen Mobilitätsmanagement.
- Das fiktive Abrechnungsbeispiel erfasst tatsächliche Carsharing-Kosten und die zugehörigen Belege.
- Ein Beleglog trennt Dienstfahrten, Privatfahrten und Stornierungen.
Carsharing im betrieblichen Mobilitätsmanagement
Das Umweltbundesamt nennt Carsharing und Bike-Sharing als alternative Mobilitätsangebote. Einen leistungsfähigen ÖPNV führt es daneben als notwendige Infrastruktur an. Es zählt Geschäfts- und Dienstreisen sowie das Flottenmanagement zu den Handlungsfeldern im betrieblichen Mobilitätsmanagement.
Für das folgende Beispiel nehmen wir an: Der Arbeitgeber hat die Fahrt zum Kundentermin freigegeben und erstattet die belegten Kosten. Die Wochenendfahrt ist privat. Die interne Freigabe ersetzt keine Prüfung des dienstlichen Anlasses. Prüfen Sie vor der Buchung die Reiserichtlinie des Arbeitgebers, damit Fahrt, Belege und Erstattung zusammenpassen.
Für die Abrechnung sind die belegbaren Kostenpositionen der einzelnen Fahrt entscheidend. Im nächsten Abschnitt steht deshalb ein Beleglog im Mittelpunkt.
Beleglog statt Pauschalvergleich
Die IHK Darmstadt unterscheidet beim eigenen Fahrzeug nachgewiesene Kosten und pauschale Kilometersätze. Unser Carsharing-Beispiel rechnet dagegen einzelne Rechnungsbeträge ab.
Ordnen Sie jeder Buchung die zugehörigen Belege zu. Erfassen Sie Rechnungsnummer, Zweck und Betrag; ergänzen Sie den Kilometerstand, wenn er dokumentiert ist. Park- oder Mautbelege kommen hinzu, wenn diese Kosten angefallen sind. Das Beleglog lässt sich als Tabelle, in einer Software oder als Ordner mit Belegkopien führen.
Das folgende fiktive Beleglog enthält drei Buchungen. Alle Beträge sind erfundene Lehrwerte, keine Anbieterpreise oder gemessenen Einsparungen.
Beispiel Beleglog
| Buchung | Belege | Betrag | Abrechnung |
|---|---|---|---|
| Dienstfahrt zum Kundentermin | Rechnung RE-2025-0412, Parkschein P-2025-0412 | 24,50 € plus 3,00 € = 27,50 € | In Reisekostenabrechnung als Fahrt- und Reisenebenkosten |
| Privatfahrt am Wochenende | Rechnung PV-2025-0413 | 18,00 € | Ausgeschlossen, kein dienstlicher Anlass |
| Gebuchte, stornierte Dienstfahrt | Rechnung CS-2025-0414 35,00 €; Gutschrift GS-2025-0414 minus 35,00 € | 0,00 € | 0 Euro Kosten; Rechnung und Gutschrift bleiben im Beleglog |
Privat und dienstlich trennen
Trennen Sie private und dienstliche Carsharing-Fahrten von Anfang an. Eine Fahrt pro Buchung, ein Beleg pro Fahrt und eine klare Ortsangabe verhindern, dass Privatfahrten in die Abrechnung gelangen. Die private Fahrt im Beleglog bleibt ausgeschlossen, weil kein dienstlicher Anlass vorliegt.
Fehlt zu einer tatsächlich entstandenen Parkgebühr der Beleg, bleibt der Betrag offen und wird erst nachgereicht. So hält die Abrechnung nur belegte Kosten fest. Die Gutschrift GS-2025-0414 gleicht die Rechnung CS-2025-0414 vollständig aus. Damit entsteht kein doppelter Zahlungsanspruch.
Für Reisenebenkosten wie Straßenbenutzung und Parkplatz gilt laut IHK: Erstattung bis zur tatsächlichen Höhe, Beleg beim Lohnkonto. Auf dem Beleg stehen Name, Dauer, Anlass und Ziel der jeweiligen Fahrt. Die Einträge müssen durch Belege und Quittungen nachweisbar sein.
Carsharing-Rechnungen weisen in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer aus. Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung in der Regel den Arbeitgeber als Leistungsempfänger nennen und die Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
Häufige Fragen
Welche Kosten gehören bei einer Carsharing-Dienstfahrt in die Abrechnung?
Im Beispiel werden die belegten Carsharing-Gebühren als Fahrtkosten eingetragen. Kilometerangaben dokumentieren die Strecke, sind selbst aber kein Geldbetrag. Parken und Maut zählen zu den Reisenebenkosten und sind mit Beleg bis zur tatsächlichen Höhe ersetzbar.
Wie gehe ich mit einer stornierten Buchung um?
Eine Gutschrift des Anbieters gleicht die ursprüngliche Rechnung aus. Sie wird zusammen mit der Rechnung abgelegt. In der Abrechnung erscheint der Vorgang nicht als Kostenposition.
Wie trenne ich Privatfahrten von Dienstfahrten?
Pro Buchung einen Beleg erfassen und bei privaten Fahrten den dienstlichen Anlass verneinen. Die private Fahrt bleibt außerhalb der Reisekostenabrechnung. Der Arbeitgeber kann in einer Reiserichtlinie festlegen, welche Belege er verlangt.
