Mobilität
Teil von Bahn, Flug, Mietwagen und Carsharing für Dienstreisen vergleichen
Welche Kosten entstehen bei einer Auslandsdienstreise mit dem Flugzeug?
Auslandsdienstreise mit dem Flugzeug abrechnen: Flugpreis, Auslandstagegeld, Kürzungen bei Mahlzeiten, Übernachtung und Reisenebenkosten im Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Für Flugreisen ins Ausland gelten BMF-Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen, die aus den BRKG-Auslandstagegeldern abgeleitet sind.
- Eine im Ausland gestellte Mahlzeit wird mit 20 beziehungsweise 40 Prozent der vollen Auslandsverpflegungspauschale gekürzt.
- Übernachtungskosten im Ausland kann der Arbeitgeber in nachgewiesener Höhe oder über einen länderspezifischen Pauschbetrag erstatten; der Arbeitnehmer kann als Werbungskosten nur tatsächlich belegte Übernachtungskosten abziehen. Reisenebenkosten sind belegpflichtig und getrennt von der Verpflegungspauschale zu behandeln.
- Der Flugpreis ist mit Beleg als Fahrtkosten anzusetzen; Gepäck zählt zu den Reisenebenkosten.
Der Flugpreis selbst ist kein Pauschbetrag
Bei öffentlichen Verkehrsmitteln wird der tatsächlich entrichtete Fahrpreis angesetzt, einschließlich Zuschlägen. Das gilt auch für den Flug: Ticket und Sitzplatzreservierung sind Belege, keine Pauschale. Wer den Flug geschäftlich bucht, reicht also Bordkarte oder Buchungsbestätigung und Rechnung ein.
Der Flugpreis einschließlich Zuschlägen gehört zu den Fahrtkosten. Gepäckbeförderung und -aufbewahrung zählen dagegen nach IHK-Übersicht zu den Reisenebenkosten. Zur Belegsammlung bei den Reisenebenkosten passen außerdem Parktickets und Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung sowie Telefon- und Internetkosten am Zielort, wie die Lexware-Reisekostenabrechnung zeigt.
BMF-Pauschbeträge: 80 und 120 Prozent der Auslandstagegelder
Für berufliche Reisen ins Ausland gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Das Bundesfinanzministerium leitet diese Pauschbeträge aus den Auslandstagegeldern nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) ab. Für einen vollen Kalendertag setzt es 120 Prozent an. Für den An- und Abreisetag sowie Abwesenheiten über acht Stunden sind es 80 Prozent, jeweils auf volle Euro aufgerundet. Die so ermittelten Beträge gibt das BMF jährlich im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder bekannt, wie die IHK-Übersicht Reisekosten von Arbeitnehmern erläutert.
Der maßgebende Pauschbetrag hängt vom Reiseland ab. Für den An- und Abreisetag gibt es den 80-Prozent-Betrag nur, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Ohne Übernachtung greift der 80-Prozent-Betrag bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Ein voller Abwesenheitstag von 24 Stunden wird mit 120 Prozent berücksichtigt.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit im Ausland eine übliche Mahlzeit, sinkt die Verpflegungspauschale um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung erfolgt auf Basis der jeweiligen vollen Auslandsverpflegungspauschale, wie die IHK-Übersicht unter "Kürzung bei Gestellung von Mahlzeiten (Auslandsreisen)" erläutert.
Die Kürzung erfolgt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich isst. Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag. Rechtsgrundlage ist § 9 Absatz 4a Satz 10 EStG. Belege über das gezahlte Entgelt sollten zur Reisekostenabrechnung genommen werden.
Rechenbeispiel Dänemark nach IHK-Beispiel
Das folgende Rechenbeispiel übernimmt die Werte aus dem Beispiel der IHK Darmstadt für Dänemark. Es handelt sich um ein Illustrationsbeispiel der IHK, nicht um einen von uns geprüften aktuellen Ländersatz 2026.
| Position | Betrag | Rechenweg |
|---|---|---|
| IHK-Beispiel: volle Tagespauschale Dänemark | 75,00 Euro | IHK-Ausgangswert |
| Kürzung Frühstück | -15,00 Euro | 20 Prozent von 75,00 Euro |
| Kürzung Mittagessen | -30,00 Euro | 40 Prozent von 75,00 Euro |
| Verbleibende Tagespauschale | 30,00 Euro | Nach beiden Kürzungen |
Die Kürzungen addieren sich, wobei höchstens bis auf null gekürzt wird. Im IHK-Beispiel werden aus 75,00 Euro nach Frühstück und Mittagessen 30,00 Euro. Wird zusätzlich ein Abendessen gestellt, sinkt der Betrag auf null, da die Kürzungsbeträge (15,00 Euro + 30,00 Euro + 30,00 Euro = 75,00 Euro) die volle Tagespauschale erreichen.
Übernachtung und Reisenebenkosten
Übernachtungskosten im Ausland kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen oder ohne Einzelnachweis in Höhe eines länderspezifischen Pauschbetrags steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer kann als Werbungskosten dagegen nur die tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten abziehen, nicht den Pauschbetrag. Rechtsgrundlage ist § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5a EStG.
Zu den Reisenebenkosten zählen Gepäckbeförderung und -aufbewahrung, Reisegepäckversicherung für Dienstreisen sowie Schadensersatz nach Verkehrsunfällen. Belege dafür gehören zur Abrechnung. Eine Reisekostenabrechnung entlastet nicht von der Pflicht, jeden Posten zu belegen.
Ein Dokument ohne formale Vorgabe reicht formal aus; Name, Dauer, Ziel und Anlass der Reise sollten dennoch enthalten sein. Eine Vorlage hilft, Positionen nicht zu vergessen, ersetzt aber keine individuelle Prüfung durch das Finanzamt.
Häufige Fragen
Zählt der Flugpreis zur Verpflegungspauschale? Nein. Der tatsächliche Fahrpreis wird als Fahrtkosten abgerechnet, die Verpflegungspauschale deckt nur den Mehraufwand für Essen.
Warum weichen die Pauschbeträge von Land zu Land ab? Das Bundesfinanzministerium leitet die Pauschbeträge aus den Auslandstagegeldern des Bundesreisekostengesetzes ab und gibt sie jährlich im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder bekannt.
Was passiert, wenn Frühstück und Abendessen gestellt werden? Die Pauschale sinkt um 20 Prozent für das Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen. Sie wird jedoch maximal bis auf null Euro gekürzt und nicht negativ.
