Mobilität
Teil von Bahn, Flug, Mietwagen und Carsharing für Dienstreisen vergleichen
Mietwagen auf Dienstreisen mit Belegen richtig abrechnen
Mietwagen auf Dienstreisen abrechnen: Ein Kostenbeispiel zeigt, wie Sie Miete, Kraftstoff, Parken und Maut zuordnen und doppelte Erstattungen vermeiden.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fahrtkosten sind tatsächliche Aufwendungen für das benutzte Beförderungsmittel.
- Beim Mietwagen zählen Mietpreis, Kraftstoff und Nebenbelege als belegte Kosten.
- Vor dem Erfassen der Tankquittung prüfen, ob die Mietrechnung bereits Kraftstoff enthält.
Fahrtkosten sind tatsächliche Aufwendungen
Die IHK Darmstadt beschreibt Fahrtkosten als tatsächliche Aufwendungen, die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten durch ein Beförderungsmittel entstehen. Beim Mietwagen gehört dazu der Mietpreis.
Mietrechnung und Tankbeleg abgleichen
Angenommen, die Mietrechnung enthält 180 Euro Miete und 60 Euro Kraftstoff. Dann sind 240 Euro Fahrtkosten erfasst. Hinzu kommen die 25 Euro Parken und 15 Euro Maut aus der Beispieltabelle unten.
Liegt zusätzlich eine Tankquittung über 60 Euro für denselben Tankvorgang vor, darf dieser Betrag nicht nochmals addiert werden. Sonst entstehen fälschlich 300 Euro Fahrtkosten und 340 Euro Gesamtkosten. Korrekt bleiben 280 Euro. Bei einem weiteren Tankbeleg prüfen Sie Datum, Kennzeichen und Mietzeitraum. Nur ein anderer, zur Dienstfahrt gehörender Aufwand kann den Beispielbetrag erhöhen.
Reservierungszeitraum und Zahlungsweg prüfen
Vergleichen Sie den Reservierungszeitraum mit der tatsächlichen Rechnung. War die Miete vom Unternehmen vorausbezahlt, erstatten Sie nur den vom Arbeitnehmer verauslagten Teil. Gutschriften müssen getrennt ausgewiesen bleiben.
Eine Rechnung mit zwei Zahlungswegen
Im Beispiel hat das Unternehmen die 180 Euro Miete bereits bezahlt. Der Reisende hat 60 Euro Kraftstoff, 25 Euro Parken und 15 Euro Maut selbst ausgelegt. Seine Erstattung beträgt damit 100 Euro, während die gesamten Reisekosten 280 Euro bleiben. Vermerken Sie am Beleg, wer welchen Anteil bezahlt hat. Sonst könnten die 180 Euro trotz erfolgter Firmenzahlung nochmals erstattet werden.
Beispielrechnung Mietwagen: tatsächliche Kosten
Angenommen, eine Dienstreise mit einem Mietwagen umfasst 400 Kilometer und kostet 180 Euro Miete, 60 Euro Kraftstoff, 25 Euro Parken und 15 Euro Maut. Alle Beträge sind angenommene Beispielwerte.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Miete | 180,00 Euro |
| Kraftstoff | 60,00 Euro |
| Zwischensumme Fahrtkosten | 240,00 Euro |
| Parken | 25,00 Euro |
| Maut | 15,00 Euro |
| Zwischensumme Reisenebenkosten | 40,00 Euro |
| Gesamtkosten | 280,00 Euro |
Die 0,70 Euro pro Kilometer sind ein analytischer Kostenwert für den Mietwagen, kein steuerlicher Kilometersatz. Er ergibt sich aus 280 Euro geteilt durch 400 Kilometer. Nutzen Sie diesen Wert nur für den Kostenvergleich dieser angenommenen Reise; er ersetzt keinen Mietvertrag und keine Rechnung.
Belege sammeln und zuordnen
Nach der Lexware-Vorlage werden die Kosten für den Mietwagen vollumfänglich erstattet, wenn der Abrechnung die entsprechenden Belege, Quittungen oder Fahrkarten beiliegen.
Die Vorlage nennt Pflichtangaben: Name, Dauer, Anlass und Ziel der Geschäftsreise. Belege und Quittungen müssen die einzelnen Einträge stützen. Konkret heißt das: Mietwagenrechnung und Zahlungsabwicklung abgleichen sowie Tankquittungen auf eine doppelte Kraftstoffbelastung prüfen.
Reisenebenkosten rund um den Mietwagen
Zu den Reisenebenkosten zählen nach der Lexware-Übersicht unter anderem Parktickets oder Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung sowie Telefon- und Internetkosten für dienstliche Zwecke. Auch Eintrittskarten, Kleidungsreinigung und Reisegepäckschäden werden dort genannt.
Der Mietwagen selbst fällt dagegen unter die Fahrtkosten, nicht unter die Reisenebenkosten. Wer den Mietbeleg dort einordnet, macht die Zuordnung unklar.
Häufige Fragen
Wie werden Mietwagenkosten in diesem Beispiel abgerechnet?
Die Rechnung enthält Miete und Kraftstoff als Fahrtkosten sowie Parken und Maut als Reisenebenkosten. Lexware beschreibt für den Mietwagen die Erstattung der belegten Kosten.
Welche Frist gilt für die Abrechnung? Prüfen Sie vor der Abgabe die Frist in Ihrer Reiserichtlinie. Kennzeichnen Sie fehlende Belege und vereinbaren Sie mit der zuständigen Abrechnungsstelle, wann Sie sie nachreichen.
Sind Parken und Maut bei einem Mietwagen erstattungsfähig? Nach der Lexware-Vorlage zählen Parktickets und Mautgebühren zu den Reisenebenkosten und sind mit Beleg abrechenbar.
