Mietwagen geschäftlich: Belege richtig abrechnen

Das Wichtigste auf einen Blick

Fahrtkosten sind tatsächliche Aufwendungen

Wer einen Mietwagen geschäftlich nutzt, setzt die tatsächlichen Aufwendungen für das Fahrzeug an. Die IHK Darmstadt beschreibt Fahrtkosten als tatsächliche Aufwendungen, die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten durch ein Beförderungsmittel entstehen. Beim Mietwagen gehört dazu der Mietpreis.

Welche Regeln für die Abrechnung gelten

Reisekosten sind bei Arbeitnehmern Werbungskosten nach § 9 EStG. Fahrtkosten sind darin die tatsächlichen Aufwendungen für das benutzte Beförderungsmittel, beim Mietwagen also die Mietkosten. Für die lohnsteuerliche Behandlung gelten die Lohnsteuer-Richtlinien (R 9.5 LStR); erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten, bleibt dieser Ersatz nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei.

Für Beschäftigte des Bundes gilt das Bundesreisekostengesetz (BRKG), für Landesbedienstete die jeweiligen Landesreisekostengesetze. Ein amtliches Formular speziell für Arbeitnehmer gibt es nicht: Abgerechnet wird über die betriebliche Reisekostenabrechnung, also den Vordruck des Arbeitgebers oder eine Vorlage wie die von Lexware. Üblich ist der Ablauf vom Buchen über das Sammeln der Belege bis zum Zuordnen und Einreichen der Kosten.

Mietrechnung und Tankbeleg abgleichen

Angenommen, die Mietrechnung enthält 180 Euro Miete und 60 Euro Kraftstoff. Dann sind 240 Euro Fahrtkosten erfasst. Hinzu kommen die 25 Euro Parken und 15 Euro Maut aus der Beispieltabelle unten.

Ob eine zusätzliche Tankquittung die Fahrtkosten erhöht, hängt von der Tankregelung des Mietvertrags ab. Bei „voll/voll“ tanken Sie vor der Rückgabe selbst; diese Quittung ist dann eine eigene, erstattungsfähige Fahrtkostenposition. Bei „voll/leer“ berechnet der Vermieter den fehlenden Kraftstoff auf der Mietrechnung. Betrifft eine Quittung über 60 Euro genau diese Tankfüllung, darf sie nicht zusätzlich addiert werden; sonst entstehen fälschlich 300 Euro Fahrtkosten und 340 Euro Gesamtkosten. Korrekt bleiben 280 Euro. Prüfen Sie bei jedem weiteren Tankbeleg Datum, Kennzeichen und Mietzeitraum, damit sich der Betrag eindeutig der Dienstfahrt zuordnen lässt.

Reservierungszeitraum und Zahlungsweg prüfen

Vergleichen Sie den Reservierungszeitraum mit der tatsächlichen Rechnung. War die Miete vom Unternehmen vorausbezahlt, erstatten Sie nur den vom Arbeitnehmer verauslagten Teil. Gutschriften müssen getrennt ausgewiesen bleiben.

Eine Rechnung mit zwei Zahlungswegen

Im Beispiel hat das Unternehmen die 180 Euro Miete bereits bezahlt. Der Reisende hat 60 Euro Kraftstoff, 25 Euro Parken und 15 Euro Maut selbst ausgelegt. Seine Erstattung beträgt damit 100 Euro, während die gesamten Reisekosten 280 Euro bleiben. Vermerken Sie am Beleg, wer welchen Anteil bezahlt hat. Sonst könnten die 180 Euro trotz erfolgter Firmenzahlung nochmals erstattet werden.

Beispielrechnung Mietwagen: tatsächliche Kosten

Angenommen, eine Dienstreise mit einem Mietwagen umfasst 400 Kilometer und kostet 180 Euro Miete, 60 Euro Kraftstoff, 25 Euro Parken und 15 Euro Maut. Alle Beträge sind angenommene Beispielwerte.

Die 0,70 Euro pro Kilometer sind ein analytischer Kostenwert für den Mietwagen, kein steuerlicher Kilometersatz. Er ergibt sich aus 280 Euro geteilt durch 400 Kilometer. Für den eigenen Pkw rechnet die steuerliche Abrechnung mit einem pauschalen Kilometersatz, der Kilometerpauschale; beim Mietwagen sind dagegen die tatsächlich belegten Mietkosten anzusetzen. Nutzen Sie den Wert von 0,70 Euro nur für den Kostenvergleich dieser angenommenen Reise; er ersetzt keinen Mietvertrag und keine Rechnung.

Belege sammeln und zuordnen

Nach der Lexware-Vorlage werden die Kosten für den Mietwagen vollumfänglich erstattet, wenn der Abrechnung die entsprechenden Belege, Quittungen oder Fahrkarten beiliegen.

Die Vorlage nennt Pflichtangaben: Name, Dauer, Anlass und Ziel der Geschäftsreise. Belege und Quittungen müssen die einzelnen Einträge stützen. Konkret heißt das: Mietwagenrechnung und Zahlungsabwicklung abgleichen sowie Tankquittungen auf eine doppelte Kraftstoffbelastung prüfen.

Bei Belegen aus dem Ausland notieren Sie Fremdwährung, Umrechnungskurs und den in Euro belasteten Betrag, damit die Abrechnung nachvollziehbar bleibt.

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Mietwagenrechnungen weisen in der Regel Umsatzsteuer aus. Lautet die Rechnung auf das Unternehmen, kann dieses die Vorsteuer nach § 15 UStG abziehen; lautet sie auf die Privatadresse des Reisenden, ist das nicht möglich.

Tankquittungen sind meist Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten die erleichterten Anforderungen des § 33 UStDV, ein Empfängername und die vollständigen Angaben des § 14 UStG sind dafür nicht erforderlich.

Pflichtangaben der Mietwagenrechnung

Eine Mietwagenrechnung muss die Merkmale einer ordnungsgemäßen Rechnung tragen: vollständiger Name und Anschrift von Vermieter und Unternehmen, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer sowie Art und Umfang der Leistung mit Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.

Kennzeichen, Mietzeitraum und Kilometerstand sind keine gesetzlichen Pflichtangaben. Sie helfen aber beim Abgleich, weil sich damit Mietvertrag, Rechnung und Reservierung eindeutig derselben Fahrt zuordnen lassen.

Reisenebenkosten rund um den Mietwagen

Zu den Reisenebenkosten zählen nach der Lexware-Übersicht unter anderem Parktickets oder Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung sowie Telefon- und Internetkosten für dienstliche Zwecke. Auch Eintrittskarten, Kleidungsreinigung und Reisegepäckschäden werden dort genannt.

Der Mietwagen selbst fällt dagegen unter die Fahrtkosten, nicht unter die Reisenebenkosten. Wer den Mietbeleg dort einordnet, macht die Zuordnung unklar.

Häufige Fragen

Wie werden Mietwagenkosten in diesem Beispiel abgerechnet?

Die Rechnung enthält Miete und Kraftstoff als Fahrtkosten sowie Parken und Maut als Reisenebenkosten. Lexware beschreibt für den Mietwagen die Erstattung der belegten Kosten.