Reiseplanung
Teil von Reiserichtlinie erstellen: Geltungsbereich, Buchung, Erstattung und Ausnahmen regeln
Reiserichtlinie kommunizieren: Zielgruppen, Kanäle und Rückmeldung planen
Reiserichtlinie kommunizieren: Zielgruppen, Kernbotschaften, Kanäle und Rückmeldeweg planen, mit einer Kommunikationsmatrix und belegten Formulierungshinweisen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Nennen Sie je Zielgruppe eine Kernbotschaft, einen Kanal und eine verantwortliche Stelle.
- Legen Sie Ansprechstelle, Kanal und Frist für Rückfragen vorab fest.
- Kommunizieren Sie zur Einführung, danach jährlich und bei jeder Änderung.
Warum eine Richtlinie im Alltag scheitert
Eine Reiserichtlinie bleibt Papier, wenn Reisende sie nicht verstehen oder sie nicht zu ihrem Alltag passt. HR WORKS nennt als Grund eine undurchsichtige oder unrealistische Richtlinie und führt eine circa 40 Prozent hohe Quote abweichender Buchungen an. Datum und Methodik nennt die Anbieterdarstellung nicht; als Marktquote für Deutschland ist die Zahl nicht belastbar.
Der BME-Leitfaden in der 2. Auflage von 2012, eine historische Referenz, beschreibt die Richtlinie als Rückgrat des Travel Managements und als Instrument, mit dem dem Reisenden die internen Vorschriften kommuniziert werden. Aus ihm stammt die Anforderung, dass die Richtlinie eindeutig und verständlich sein muss, weil der Reisende sich an ihr orientiert.
Formulierungsvorgaben für den Richtlinientext
Kürze und Klarheit sind keine Kosmetik. HR WORKS empfiehlt ausdrücklich, die Richtlinie kurz zu halten, einfach auszudrücken und die Regeln bei allen Reisenden klar zu kommunizieren. Wer Mitarbeiter bei der Erstellung beteiligt, erkennt früher, welche Vorgabe im Alltag missverstanden wird.
Prüfbare vs. unprüfbare Formulierung
Prüfbar
- Buchung
- über freigegebenes Tool
- Klarheit
- kurz und eindeutig
- Grenzen
- deutlich gesetzt
- Anwendung
- schnell auffassbar
Nicht prüfbar
- Buchung
- wirtschaftlich sinnvoll
- Klarheit
- undurchsichtig
- Grenzen
- unrealistisch
- Anwendung
- missverstanden
Für die Umsetzung rät HR WORKS zu klaren, deutlichen und konsequenten Formulierungen, die alle Mitarbeiter schnell auffassen und anwenden können, sowie zu kurzen, grundlegenden Regeln mit deutlichen Grenzen. Ein Satz wie "Buchungen erfolgen über das freigegebene Buchungstool" ist prüfbar; "wirtschaftlich sinnvoll buchen" ist es nicht.
Die Richtlinie sollte auch abseits des Schreibtischs lesbar sein. HR WORKS empfiehlt, eine praxisnahe, kurze Richtlinie über eine Reisesoftware abrufbar zu machen, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat. Der Kanal ist damit Teil der Regel, nicht nur ihr Transportmittel.
Kommunikationsmatrix: Zielgruppe, Kernbotschaft, Kanal, Verantwortlich
Die Matrix nennt je Zeile eine Kernbotschaft zum Übernehmen. Kanal und Rolle stützen sich auf HR WORKS und auf den BME-Leitfaden von 2012, einer historischen Referenz. Die Botschaften sind Formulierungsvorschläge der Redaktion, keine zitierten Unternehmensbeispiele.
Kommunikationsmatrix je Zielgruppe
- ReisendeBuchung nur über freigegebenes Tool
- Travel Arrangerbucht nach Vorgabe und Richtlinie
- FührungskräfteMandat setzt Richtlinie durch
- Buchhaltungprüft Abrechnung gegen Reisepolicy
- ControllingKennzahlen zeigen Abweichungen
Kommunikationsmatrix
| Zielgruppe | Kernbotschaft (übernehmbar) | Kanal | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Reisende | "Buchen Sie nur über das freigegebene Buchungstool, sonst kommen Belege nicht an." | Reisesoftware | HR-Abteilung |
| Travel Arranger | "Sie buchen nach Vorgabe des Bedarfsträgers und innerhalb der Richtlinie." | Rollenbeschreibung im Leitfaden | Travel Management |
| Führungskräfte | "Ohne Ihr Mandat wird die Richtlinie nicht durchgesetzt." | Führungsebene | Geschäftsführung |
| Buchhaltung | "Prüfen Sie jede Abrechnung gegen die Reisepolicy." | Abrechnungsprozess | Buchhaltung |
| Controlling | "Kennzahlen zeigen Abweichungen, nicht Schuldige." | Kennzahlenreporting | Controlling |
Ansprechpartner, Rückfragen und Rückmeldung
Eine Richtlinie ohne Ansprechpartner erzeugt Umwege. Der BME-Leitfaden in der 2. Auflage von 2012 beschreibt die Rollen historisch: Reisender als Bedarfsträger, Mandat bei der Geschäftsführung, Kennzahlen im Controlling, Abrechnungsprüfung in der Buchhaltung, Buchung durch den Travel Arranger.
Rückmeldung gehört zum Prozess. HR WORKS empfiehlt, dass die für die Dienstreise Verantwortlichen die Reisenden regelmäßig nach Feedback bitten, und verknüpft die Sensibilisierung mit deutlicher Kommunikation durch die HR-Abteilung.
Ein Format nennt die Quelle nicht; legen Sie Ansprechstelle, Kanal und Frist selbst fest:
- Ansprechstelle
- Travel Management
- Kanal
- Funktionsadresse wie reiserichtlinie@unternehmen.de
- Formular
- Datum, betroffene Regel, Problem, gewünschte Änderung
- Frist
- Antwort innerhalb von zehn Werktagen
- Auswertung
- quartalsweise im Travel-Report
Zum Zeitplan: Kommunizieren Sie zur Einführung, danach einmal jährlich und zusätzlich bei jeder Änderung der Richtlinie.
Ein Muster für die Erstkommunikation:
Betreff: Überarbeitete Reiserichtlinie: Was sich für Sie ändert
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ab dem [Datum] gilt die überarbeitete Reiserichtlinie. Für Sie als Reisende ändert sich vor allem die Buchung: Buchen Sie ausschließlich über das freigegebene Buchungstool, damit Ihre Belege automatisch ankommen. Fragen beantwortet das Travel Management unter reiserichtlinie@unternehmen.de innerhalb von zehn Werktagen. Die vollständige Richtlinie finden Sie in der Reisesoftware.
Häufige Fragen
Muss ich die Reiserichtlinie verpflichtend kommunizieren?
Reicht ein Rundmail an alle Mitarbeiter?
Wer holt das Feedback der Reisenden ein?
Quellen: HR WORKS (Reiserichtlinien, Reisekostenrichtlinie); BME-Leitfaden, 2. Auflage 2012 (historische Referenz).
