Reiseplanung
Teil von Reiserichtlinie erstellen: Geltungsbereich, Buchung, Erstattung und Ausnahmen regeln
Reiserichtlinie kommunizieren: Zielgruppen, Kanäle und Rückmeldung planen
Reiserichtlinie kommunizieren: Zielgruppen, Kernbotschaften, Kanäle und Rückmeldeweg planen, mit einer Kommunikationsmatrix und belegten Formulierungshinweisen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- HR WORKS gibt an, etwa 40 Prozent der Reisenden in Deutschland hielten sich nicht an Reiserichtlinien, die zu undurchsichtig oder unrealistisch seien; eine Studie nennt die Quelle nicht.
- Formulieren Sie kurz, einfach und eindeutig, und stellen Sie die Richtlinie dort bereit, wo Reisende sie tatsächlich abrufen.
- Planen Sie Rückfragen und Rückmeldung ein, statt nur zu veröffentlichen.
Warum unklare Richtlinien nicht angewendet werden
Eine Reiserichtlinie bleibt Papier, wenn Reisende sie nicht verstehen oder sie nicht zu ihrem Alltag passt. HR WORKS nennt als Grund, warum Vorgaben nicht befolgt werden, eine undurchsichtige oder unrealistische Richtlinie. Die genannte Zahl von circa 40 Prozent stammt aus einer Anbieterdarstellung ohne nachvollziehbaren Methodennachweis. Lesen Sie sie deshalb als Hinweis auf ein Kommunikationsproblem, nicht als Marktquote.
Der BME-Leitfaden von 2012 beschreibt die Richtlinie als Rückgrat des Travel Managements und als Instrument, mit dem dem Reisenden die internen Vorschriften kommuniziert werden. Er formuliert zugleich die Anforderung, dass die Richtlinie eindeutig und verständlich sein muss, weil der Reisende sich an ihr orientiert.
Formulierungsvorgaben für den Richtlinientext
Kürze und Klarheit sind keine Kosmetik. HR WORKS empfiehlt ausdrücklich, die Richtlinie kurz zu halten, einfach auszudrücken und die Regeln bei allen Reisenden klar zu kommunizieren. Wer Mitarbeiter bei der Erstellung beteiligt, erkennt früher, welche Vorgabe im Alltag missverstanden wird.
Für die Umsetzung rät HR WORKS zu klaren, deutlichen und konsequenten Formulierungen, die alle Mitarbeiter schnell auffassen und anwenden können, sowie zu kurzen, grundlegenden Regeln mit deutlichen Grenzen. Ein Satz wie "Buchungen erfolgen über das freigegebene Buchungstool" ist prüfbar; "wirtschaftlich sinnvoll buchen" ist es nicht.
Die Richtlinie sollte auch abseits des Schreibtischs lesbar sein. HR WORKS empfiehlt, eine praxisnahe, kurze Richtlinie über eine Reisesoftware abrufbar zu machen, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat. Der Kanal ist damit Teil der Regel, nicht nur ihr Transportmittel.
Kommunikationsmatrix: Zielgruppe, Kernbotschaft, Kanal, Verantwortlich
Die folgende Matrix füllt je Zeile ein hypothetisches Beispiel aus. Die Belegwerte stammen aus den Hinweisen von HR WORKS und aus der Rollenbeschreibung des BME-Leitfadens mit Stand 10/2012; die konkreten Botschaften sind eigene, illustrative Formulierungen.
| Zielgruppe | Kernbotschaft (hypothetisch) | Kanal (belegt empfohlen) | Verantwortlich (belegt beschrieben) |
|---|---|---|---|
| Reisende | "Buche nur über das freigegebene Tool, damit deine Belege ankommen." | Reisesoftware mit Zugriff für jeden Mitarbeiter | HR-Abteilung |
| Travel Arranger | "Du buchst nach Vorgabe des Bedarfsträgers und der Richtlinie." | Rief als Travel Arranger im Leitfaden geführt | Travel Management |
| Führungskräfte | "Ohne euer Mandat wird die Richtlinie nicht durchgesetzt." | Führungsebene steht hinter den Vorgaben | Geschäftsführung |
| Buchhaltung | "Prüft die Abrechnung gegen die Reisepolicy." | Abgleich im Abrechnungsprozess | Buchhaltung |
| Controlling | "Kennzahlen zeigen Abweichungen, nicht Schuldige." | Kennzahlenmonitoring und Reporting | Controlling |
Ansprechpartner, Rückfragen und Rückmeldung
Eine Richtlinie ohne Ansprechpartner erzeugt Umwege. Der BME-Leitfaden von 2012 ordnet die Rollen so: Der Reisende ist Bedarfsträger, die Geschäftsführung erteilt Travel Management und Einkauf das Mandat, das Controlling überwacht Kennzahlen, die Buchhaltung prüft gegen die Reisepolicy, der Travel Arranger bucht nach Vorgabe. Die Rollen können zusammenfallen.
Das Mandat ist keine Formalie. Nach derselben historischen Beschreibung muss die Geschäftsführung hinter Travel Management und Einkauf stehen und die Voraussetzung dafür schaffen, dass die Richtlinie eingehalten wird.
Rückmeldung gehört zum Prozess. HR WORKS empfiehlt, dass die für die Dienstreise Verantwortlichen die Reisenden regelmäßig nach Feedback bitten. HR WORKS verknüpft die Sensibilisierung der Mitarbeiter zudem mit einer deutlichen Kommunikation durch die HR-Abteilung, auch bei Anpassungen der Richtlinie.
Ein praktischer Ablauf für die Erstkommunikation sieht so aus: Fassen Sie je Zielgruppe eine Kernbotschaft in einem Satz, wählen Sie den Kanal, über den diese Gruppe ohnehin arbeitet, und nennen Sie eine verantwortliche Stelle. Legen Sie danach fest, wo Rückfragen eingehen und wer sie beantwortet.
Häufige Fragen
Muss ich die Reiserichtlinie überhaupt verpflichtend kommunizieren? Nein, eine gesetzliche Pflicht zu einer Reisekostenrichtlinie belegt die Quelle nicht. Der BME-Leitfaden von 2012 beschreibt eine Richtlinie historisch aber als bindende Handlungsvorschrift, deren Verstöße arbeitsrechtlich sanktioniert werden können.
Reicht ein Rundmail an alle Mitarbeiter? Eine Mail erreicht alle gleich, unabhängig von ihrer Rolle. HR WORKS empfiehlt, die Richtlinie in einer Reisesoftware abzulegen, auf die jeder Mitarbeiter zugriff hat, und die Empfehlungen richten sich an unterschiedliche Rollen.
Wer holt das Feedback der Reisenden ein? HR WORKS nennt die für die Dienstreise Verantwortlichen als die Stelle, die Reisende regelmäßig nach Rückmeldung fragen sollte. Ein festes Format oder eine Frist nennt die belegte Quelle nicht; legen Sie beides selbst fest.
Quellen: HR WORKS, Reiserichtlinien; HR WORKS, Reisekostenrichtlinie; HR WORKS, Reisekostenabrechnung; BME-Leitfaden von 2012.
