Wie ordnet man eine Reisekostenabrechnung nach vier Kostenarten richtig?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Reisekosten bestehen lohnsteuerlich aus vier Arten: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
• Jede Position braucht eine klare Zuordnung: Beleg, Pauschale oder Kürzung.
• Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form der Abrechnung vor, verlangt aber nachvollziehbare Angaben.
• Verpflegungspauschalen laufen bei Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nach drei Monaten aus.

Wer eine Dienstreise abrechnet, steht selten vor einem Rechenproblem. Meist liegt das Problem woanders: Eine Position ist nicht eindeutig einer Kostenart zugeordnet. Genau daran scheitert später die Prüfung.

Der folgende Aufbau ordnet zuerst die vier Kostenarten, dann die passende Pauschale und zuletzt die Belegzuordnung. So entsteht pro Position eine nachvollziehbare Entscheidung.

Welche vier Reisekostenarten gibt es?

Reisekosten sind nach lohnsteuerlicher Definition Kosten, die durch die beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen. Ein Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das Homeoffice zählt nicht dazu, weil es keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist.

Aus dieser Abgrenzung ergeben sich vier Kostenarten, die sich auch in IHK-Übersichten wiederfinden:

1. Fahrtkosten: Fahrpreise öffentlicher Verkehrsmittel oder Kosten des eigenen Fahrzeugs.
2. Verpflegungsmehraufwendungen: pauschale Beträge nach Abwesenheitsdauer.
3. Übernachtungskosten: Hotelrechnung oder beleglose Pauschale.
4. Reisenebenkosten: Parkgebühren, Gepäck, berufliche Telefonate und Ähnliches.

Wichtig ist die Reihenfolge der Prüfung. Zuerst wird die Art bestimmt, dann die Abrechnungsmethode, dann der Nachweis. Wer stattdessen mit der Belegsammlung beginnt, ordnet leicht eine Position falsch ein.

Eine Kontrolle hilft: Lässt sich die Position ohne die Reise nicht erklären? Parkgebühren am Zielort sind Reisenebenkosten. Dieselbe Parkgebühr am Wohnort vor der Abfahrt wäre keine.

Wie wendet man die Inlandspauschalen für Verpflegung und Übernachtung an?

Beim Verpflegungsmehraufwand gibt es nach der IHK-Darstellung zwei Inlandssätze. 14 Euro gelten für An- und Abreisetage und für Kalendertage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit. 28 Euro gelten bei einer Abwesenheit von 24 Stunden. Eine Dienstreise unter acht Stunden löst keinen Anspruch aus.

Wird eine Mahlzeit gestellt, wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück, um jeweils 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen. Im Inland ergeben sich 5,60 Euro beziehungsweise 11,20 Euro. Die Kürzung gilt tagesbezogen, höchstens bis null Euro.

Ein Punkt wird oft übersehen: Entscheidend ist, dass die Mahlzeit bereitgestellt wurde. Ob der Mitarbeiter sie tatsächlich isst und ob sie billiger war als der Kürzungsbetrag, spielt keine Rolle. Kleine Snacks wie Chips oder Müsliriegel zählen dagegen nicht als Mahlzeit.

Bei den Übernachtungskosten unterscheidet die Abrechnung zwei Wege. Mit Rechnung erstattet der Arbeitgeber die nachgewiesenen Aufwendungen steuerfrei. Ohne Nachweis sind im Inland pauschal 20 Euro pro Übernachtung möglich. Dieser Pauschbetrag gilt für die Erstattung durch den Arbeitgeber.

In der privaten Einkommensteuererklärung ist die Lage anders. Dort kann der Arbeitnehmer nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten ansetzen, nicht den Pauschbetrag.

Bei längerfristiger Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gilt eine eigene Frist. Im Zeitraum von 48 Monaten sind Unterkunftskosten unbeschränkt steuerfrei ersetzbar. Danach sind noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei.

Beispielrechnung: Drei Tage, ein gestelltes Frühstück

Angenommen, ein Mitarbeiter reist montags an, arbeitet Dienstag und Mittwoch vor Ort und reist mittwochs zurück. Am Dienstag stellt der Arbeitgeber ein Frühstück. Die Abwesenheit beträgt an allen Tagen mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden.

Position	Ansetzbar	Rechenweg
Montag, Anreisetag	14,00 Euro	volle Pauschale
Dienstag mit Frühstück	8,40 Euro	14,00 minus 5,60 Euro
Mittwoch, Abreisetag	14,00 Euro	volle Pauschale
Summe Verpflegung	36,40 Euro	ohne weitere Kürzungen

Diese Rechnung ist ein Beispiel mit den genannten Annahmen. Sie zeigt nur den Mechanismus, nicht einen Anspruch im Einzelfall.

Wie ordnet man Belege, Pauschalen und Kürzungen richtig zu?

Für jede Position gibt es genau drei mögliche Entscheidungen. Diese Prüfung lässt sich in drei Schritten abarbeiten:

1. Gibt es einen Beleg? Dann wird der nachgewiesene Betrag zugeordnet, etwa Fahrkarte, Hotelrechnung oder Parkticket.
2. Gibt es keinen Beleg, aber eine gesetzliche Pauschale? Dann wird die Pauschale angesetzt, etwa bei Verpflegung oder belegloser Übernachtung.
3. Wurde eine Leistung gestellt? Dann wird die Pauschale gekürzt, etwa beim Frühstück im Hotelpreis.

Für Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug nennt die IHK zwei Wege. Entweder werden die tatsächlichen Gesamtkosten pro Kilometer berechnet und nachgewiesen. Oder es werden pauschale Kilometersätze angesetzt: 0,30 Euro pro Kilometer für Kraftwagen und 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge.

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der gezahlte Fahrpreis einschließlich Zuschlägen anzusetzen. Reisenebenkosten erstattet der Arbeitgeber bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen, wenn entsprechende Unterlagen vorliegen.

Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel Gepäckbeförderung, berufliche Ferngespräche, Straßenbenutzung und Parkplatz. Auch eine Reisegepäckversicherung kann dazugehören, wenn sie sich auf Dienstreisen beschränkt. Der Arbeitgeber bewahrt die Belege zum Lohnkonto auf.

Wer diese Zuordnung einmal schriftlich festhält, spart später Diskussionen. Eine Reisekostenrichtlinie kann Planung, Abwicklung, Kostenerstattung und Auslagenerstattung regeln, auch wenn sie gesetzlich nicht verpflichtend ist.

Wie geht man mit Belegen und der Dreimonatsfrist um?

Eine besondere formale Form für die Reisekostenabrechnung schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Pflichtangaben wie Name, Dauer, Anlass und Ziel der Reise sollten dennoch enthalten sein. Dazu kommen die einzelnen Beträge mit Zuordnung zur jeweiligen Kostenart.

Prüfen Sie auch den Gesamtbetrag der Hotelrechnung. Weist sie nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück aus, muss dieser Betrag um 20 Prozent gekürzt werden, bei Mittag- oder Abendessen um 40 Prozent. Der gekürzte Teil landet beim Verpflegungsmehraufwand.

Die wichtigste zeitliche Grenze betrifft die Verpflegungspauschale. Sie ist für maximal drei Monate ab Beginn der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte abziehbar. Ausnahmen, etwa für Lkw-Fahrer oder bei längeren Unterbrechungen, sind im Einzelfall zu prüfen. Wer regelmäßig den Standort wechselt, beginnt jeweils neu.

Für die Buchhaltung heißt das: Bei länger andauernden Auswärtstätigkeiten gehört das Startdatum der Tätigkeit an dieser Stätte in die Abrechnung. Sonst ist nicht nachvollziehbar, ob die Pauschale noch zulässig ist.

Bei Unklarheiten bietet sich die Lohnsteuer-Anrufungsauskunft an. Sie erteilt das Betriebsstättenfinanzamt auf Anfrage, ist gebührenfrei und im Lohnsteuerabzugsverfahren bindend.

Häufige Fragen

Gilt die Verpflegungspauschale für mehr als drei Monate? Nein. Nach der IHK-Darstellung ist sie für maximal drei Monate ab Beginn der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte abziehbar. Ausnahmen sind im Einzelfall zu prüfen.

Werden Kürzungen nachgeholt, wenn eine Mahlzeit nicht gegessen wurde? Nein. Es genügt, dass die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Die Kürzung erfolgt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer sie tatsächlich eingenommen hat.

Kann der Arbeitnehmer ohne Beleg eine Übernachtungspauschale absetzen? Der Arbeitgeber kann 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstatten. In der privaten Einkommensteuererklärung sind dagegen nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten ansetzbar.