Wie ordnet man eine Reisekostenabrechnung nach vier Kostenarten richtig?

Das Wichtigste auf einen Blick

Wer eine Dienstreise abrechnet, steht selten vor einem Rechenproblem. Meist liegt das Problem woanders: Eine Position ist nicht eindeutig einer Kostenart zugeordnet. Genau daran scheitert später die Prüfung.

Der folgende Aufbau ordnet zuerst die vier Kostenarten, dann die passende Pauschale und zuletzt die Belegzuordnung. So entsteht pro Position eine nachvollziehbare Entscheidung.

Welche vier Reisekostenarten gibt es?

Reisekosten sind nach lohnsteuerlicher Definition Kosten, die durch die beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen (§ 9 Abs. 1 EStG; für Verpflegungspauschalen insbesondere § 9 Abs. 4a EStG). Die erste Tätigkeitsstätte ist in § 9 Abs. 4 EStG definiert; ein Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine haben. Das Homeoffice zählt nicht dazu, weil es keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist. Eine gesonderte Pauschalierung der Lohnsteuer kommt nur in den gesetzlich geregelten Fällen des § 40 EStG in Betracht.

Die vier Kostenarten sind in den lohnsteuerlichen Reisekostenregeln des Einkommensteuergesetzes und der Lohnsteuer-Richtlinien verankert. Für die Zuordnung werden sie getrennt geprüft:

Wichtig ist die Reihenfolge der Prüfung. Zuerst wird die Art bestimmt, dann die Abrechnungsmethode, dann der Nachweis. Wer stattdessen mit der Belegsammlung beginnt, ordnet leicht eine Position falsch ein.

Eine Kontrolle hilft: Lässt sich die Position ohne die Reise nicht erklären? Parkgebühren am Zielort sind Reisenebenkosten. Dieselbe Parkgebühr am Wohnort vor der Abfahrt wäre keine.

Wie wendet man die Inlandspauschalen für Verpflegung und Übernachtung an?

Beim Verpflegungsmehraufwand gelten für Inlandsreisen die Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG. 14 Euro gelten für An- und Abreisetage und für Kalendertage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit. 28 Euro gelten bei einer Abwesenheit von 24 Stunden. Eine Dienstreise unter acht Stunden löst keinen Anspruch aus.

Wird eine Mahlzeit gestellt, wird die Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a EStG gekürzt: um 20 Prozent für ein Frühstück, um jeweils 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen. Die Lohnsteuer-Richtlinien erläutern die Behandlung in R 9.6 LStR. Im Inland ergeben sich 5,60 Euro beziehungsweise 11,20 Euro. Die Kürzung gilt tagesbezogen, höchstens bis null Euro.

Ein Punkt wird oft übersehen: Entscheidend ist, dass die Mahlzeit bereitgestellt wurde. Ob der Mitarbeiter sie tatsächlich isst und ob sie billiger war als der Kürzungsbetrag, spielt keine Rolle. Kleine Snacks wie Chips oder Müsliriegel zählen dagegen nicht als Mahlzeit.

Bei den Übernachtungskosten unterscheidet die Abrechnung zwei Wege. Steuerfreie Arbeitgebererstattungen richten sich nach § 3 Nr. 16 EStG; die Einzelheiten zu Übernachtungskosten erläutert R 9.7 LStR. Mit Rechnung erstattet der Arbeitgeber die nachgewiesenen Aufwendungen steuerfrei. Ohne Nachweis sind im Inland pauschal 20 Euro pro Übernachtung möglich. Dieser Pauschbetrag gilt für die Erstattung durch den Arbeitgeber.

In der privaten Einkommensteuererklärung ist die Lage anders. Dort kann der Arbeitnehmer nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten ansetzen, nicht den Pauschbetrag.

Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen (BMF) länderbezogene Pauschbeträge für Verpflegung und Übernachtung. Für Verpflegung sind die Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG maßgeblich; Übernachtungspauschalen dienen der Arbeitgebererstattung. Es gibt daher keinen einheitlichen Auslandsbetrag: Entscheidend sind das Reiseziel und die für den jeweiligen Zeitraum geltenden BMF-Sätze.

Beispielrechnung: Drei Tage, ein gestelltes Frühstück

Angenommen, ein Mitarbeiter reist montags an, arbeitet Dienstag und Mittwoch vor Ort und reist mittwochs zurück. Am Dienstag stellt der Arbeitgeber ein Frühstück.

Diese Rechnung ist ein Beispiel mit den genannten Annahmen. Sie zeigt nur den Mechanismus, nicht einen Anspruch im Einzelfall.

Wie ordnet man Belege, Pauschalen und Kürzungen richtig zu?

Für jede Position gibt es genau drei mögliche Entscheidungen. Diese Prüfung lässt sich in drei Schritten abarbeiten:

Für Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug nennt die IHK zwei Wege. Entweder werden die tatsächlichen Gesamtkosten pro Kilometer berechnet und nachgewiesen. Oder es werden pauschale Kilometersätze angesetzt: 0,30 Euro pro Kilometer für Kraftwagen und 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge.

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der gezahlte Fahrpreis einschließlich Zuschlägen anzusetzen; die Fahrkarte dient als Nachweis. Für Reisenebenkosten gibt es keine allgemeine Pauschale: Der Arbeitgeber erstattet die tatsächlichen beruflich veranlassten Aufwendungen, wenn entsprechende Unterlagen vorliegen.

Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel Gepäckbeförderung, berufliche Ferngespräche, Straßenbenutzung und Parkplatz. Von den Fahrtkosten sind sie abzugrenzen, wenn Parkgebühren anfallen: Parken am Zielort zählt zu den Reisenebenkosten, die Beförderung selbst zu den Fahrtkosten. Auch eine Reisegepäckversicherung kann dazugehören, wenn sie sich auf Dienstreisen beschränkt. Steuerfreie Reisekostenerstattungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 41 EStG in Verbindung mit § 4 LStDV); für die Aufbewahrung der Belege gelten die jeweils einschlägigen Fristen.

Wer diese Zuordnung einmal schriftlich festhält, spart später Diskussionen. Eine Reisekostenrichtlinie kann Planung, Abwicklung, Kostenerstattung und Auslagenerstattung regeln, auch wenn sie gesetzlich nicht verpflichtend ist.

Für Dienstreisen von Beschäftigten des Bundes gelten außerdem die Regeln des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), insbesondere zu Fahrtkosten (§ 4 BRKG), Tagegeld (§ 6 BRKG) und Übernachtungsgeld (§ 7 BRKG). Für Beschäftigte der Länder sind die jeweiligen Landesreisekostengesetze maßgeblich. Die lohnsteuerlichen Pauschalen dieses Artikels sind daher nicht ohne Prüfung auf jede öffentliche Dienstreise übertragbar.

Wie geht man mit Belegen und der Dreimonatsfrist um?

Eine besondere formale Form für die Reisekostenabrechnung schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Pflichtangaben wie Name, Dauer, Anlass und Ziel der Reise sollten dennoch enthalten sein. Dazu kommen die einzelnen Beträge mit Zuordnung zur jeweiligen Kostenart.

Prüfen Sie auch den Gesamtbetrag der Hotelrechnung. Weist sie nur einen Gesamtbetrag für Übernachtung mit Frühstück aus, muss dieser Betrag um 20 Prozent gekürzt werden, bei Mittag- oder Abendessen um 40 Prozent. Der gekürzte Teil landet beim Verpflegungsmehraufwand.

Die wichtigste zeitliche Grenze betrifft die Verpflegungspauschale. Nach § 9 Abs. 4a EStG ist sie bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt. Ausnahmen, etwa für Lkw-Fahrer oder bei längeren Unterbrechungen, sind im Einzelfall zu prüfen. Wer regelmäßig den Standort wechselt, beginnt jeweils neu.

Für Übernachtungskosten gilt diese Dreimonatsgrenze nicht. Dort greift die 48-Monats-Regel: Im Zeitraum von 48 Monaten sind Unterkunftskosten unbeschränkt steuerfrei ersetzbar. Danach sind noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei.

Für die Buchhaltung heißt das: Bei länger andauernden Auswärtstätigkeiten gehört das Startdatum der Tätigkeit an dieser Stätte in die Abrechnung. Sonst ist nicht nachvollziehbar, ob die Pauschale noch zulässig ist.

Bei Unklarheiten bietet sich die Lohnsteuer-Anrufungsauskunft an. Sie erteilt das Betriebsstättenfinanzamt auf Anfrage, ist gebührenfrei und im Lohnsteuerabzugsverfahren bindend.

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