Reiseplanung
Teil von Wie ordnet man eine Reisekostenabrechnung nach vier Kostenarten richtig?
Wie rechnet man die Kilometerpauschale für Dienstreisen richtig ab?
Kilometerpauschale für Dienstreisen richtig abrechnen: 30 Cent pro Kilometer für den Pkw, Alternativen und Fahrtenbuch als Nachweis im Überblick.
Wer mit dem eigenen Pkw auf Dienstreise fährt, kann zwischen drei Abrechnungswegen wählen. Die Wahl entscheidet über Aufwand und Nachweispflichten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Pauschalsatz30 Cent pro gefahrenen Kilometer mit dem Kraftwagen, 20 Cent mit Motorrad oder Mofa.
- Alternativ sind die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten erstattbar oder als Werbungskosten abzugsfähig.
- Der Satz gilt für Auswärtstätigkeiten, nicht für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.
Der pauschale Kilometersatz als Ausgangspunkt
Für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs bei beruflichen Auswärtstätigkeiten kann der Arbeitnehmer die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten oder die im Bundesreisekostengesetz festgelegten pauschalen Kilometersätze als Werbungskosten ansetzen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstatten (Kilometerpauschale 30 Cent pro Kilometer).
Steuerfrei ist diese Erstattung nach § 3 Nr. 16 EStG nur bis zur Höhe der Beträge des Bundesreisekostengesetzes. Wer mehr zahlt, muss den übersteigenden Teil als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln.
Die pauschalen Kilometersätze betragen 30 Cent pro gefahrenen Kilometer für die Benutzung eines Kraftwagens, beispielsweise eines Pkw. Für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge wie Mofa oder Motorrad gelten 20 Cent pro Kilometer. Wer mit dem Fahrrad fährt, kann eine Wegstreckenentschädigung von fünf Euro pro Monat erhalten, wenn er das eigene Fahrrad mindestens zwei Fahrstrecken pro Monat beruflich nutzt.
Die Pauschale deckt die Betriebskosten des Fahrzeugs ab. Sie ist keine Erstattung der tatsächlichen Ausgaben. Ob die Pauschale günstiger ist als der Einzelnachweis, hängt von den realen Fahrzeugkosten pro Kilometer ab.
Drei Wege für private Fahrzeuge
Fahrten mit einem privaten Fahrzeug rechnet der Arbeitnehmer nach § 9 EStG auf drei Arten ab (drei Abrechnungswege für private Fahrzeuge).
Drei Abrechnungswege für Privatfahrzeuge
Kilometerpauschale
- Satz
- 30 Cent Pkw, 20 Cent Motorrad
- Nachweis
- keiner
- Geeignet wenn
- unkompliziert gewünscht
Einzelnachweis
- Satz
- tatsächlicher Aufwand
- Nachweis
- Fahrtenbuch mit Gesamtkosten
- Geeignet wenn
- Kosten über 30 Cent je km
Fahrzeugindividueller Satz
- Satz
- aus Einzelnachweisen berechnet
- Nachweis
- Belege über zwölf Monate
- Geeignet wenn
- überwiegend beruflich genutzt
- Pauschale:30 Cent je gefahrenen Kilometer ohne Einzelbelege, der schnellste Weg.
- Einzelnachweis:Die tatsächlichen Kosten je Kilometer werden mit den beruflich gefahrenen Kilometern multipliziert und per Fahrtenbuch belegt.
- Fahrzeugindividueller Kilometersatz:Die Gesamtkosten des Fahrzeugs im Jahr geteilt durch die Jahresfahrleistung ergeben den Satz je Kilometer, der sich bei überwiegend beruflicher Nutzung lohnt.
Beispielrechnung: Pauschale gegen Einzelnachweis
Angenommen ein Pkw kostet 42 Cent pro Kilometer, und die Dienstreisen umfassen 8.000 Kilometer pro Jahr. Die Pauschale ergibt 2.400 Euro. Der Einzelnachweis ergibt 3.360 Euro. Die Differenz von 960 Euro spricht für den Einzelnachweis.
Für eine einzelne Dienstreise mit 320 Kilometern je Strecke, also 640 gefahrenen Kilometern, ergibt die Pauschale 192,00 Euro, der Einzelnachweis bei gleichem Kostensatz 268,80 Euro. Diese Zahlen sind ein hypothetisches Beispiel, keine allgemein gültige Kostenuntergrenze.
Fahrtenbuch als Nachweis
Für den Einzelnachweis ist ein Fahrtenbuch erforderlich. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz verlangt Einzelnachweise über zwölf Monate; ein Fahrtenbuch ist dafür nicht vorgesehen. Die Angaben müssen Fahrt für Fahrt zuordenbar sein. Typische Pflichtangaben:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- Reiseziel und Route
- Grund der Fahrt
- Besuchter Kunde oder Geschäftspartner
Die Angaben im Fahrtenbuch müssen vollständig und für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Rückdatierte Einträge oder pauschale Sammelbuchungen sind fehleranfällig.
So rechnen Sie den Einzelnachweis
- Alle Fahrzeugkosten eines vollen Jahres sammeln: Kraftstoff, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung, Reifen, Abschreibung sowie Park- und Mautgebühren.
- Die Gesamtfahrleistung des Jahres aus den Kilometerständen ablesen.
- Die Gesamtkosten durch die Jahreskilometer teilen. Das ergibt den Satz je Kilometer.
- Diesen Satz mit den beruflich gefahrenen Kilometern multiplizieren.
- Fahrtenbuch und Belege für jede Fahrt und jede Ausgabe ablegen.
Abgrenzung zur Pendlerpauschale
Für den täglichen Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt die Pendlerpauschale. Die Kilometerpauschale für Dienstreisen von 30 Cent pro Kilometer gilt dafür nicht (Abgrenzung zur Pendlerpauschale).
Die beiden Größen sind getrennt zu behandeln. Für Pendelfahrten gilt die Entfernungspauschale pro Entfernungskilometer. Für berufliche Auswärtstätigkeiten gilt der Pauschalsatz pro gefahrenem Kilometer. Eine Vermischung führt zu falschen Abrechnungen.
