Reiseplanung
Teil von Wie ordnet man eine Reisekostenabrechnung nach vier Kostenarten richtig?
Wie rechnet man die Kilometerpauschale für Dienstreisen richtig ab?
Kilometerpauschale für Dienstreisen richtig abrechnen: 30 Cent pro Kilometer für den Pkw, Alternativen und Fahrtenbuch als Nachweis im Überblick.
Wer mit dem eigenen Pkw auf Dienstreise fährt, kann zwischen drei Abrechnungswegen wählen. Die Wahl entscheidet über Aufwand und Nachweispflichten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Pauschalsatz: 30 Cent pro gefahrenen Kilometer mit dem Kraftwagen, 20 Cent mit Motorrad oder Mofa.
- Alternativ sind die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten erstattbar oder als Werbungskosten abzugsfähig.
- Der Satz gilt für Auswärtstätigkeiten, nicht für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.
Der pauschale Kilometersatz als Ausgangspunkt
Für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs bei beruflichen Auswärtstätigkeiten kann der Arbeitnehmer die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten oder die im Bundesreisekostengesetz festgelegten pauschalen Kilometersätze als Werbungskosten ansetzen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstatten (Kilometerpauschale 30 Cent pro Kilometer).
Die pauschalen Kilometersätze betragen 30 Cent pro gefahrenen Kilometer für die Benutzung eines Kraftwagens, beispielsweise eines Pkw. Für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge wie Mofa oder Motorrad gelten 20 Cent pro Kilometer. Wer mit dem Fahrrad fährt, kann eine Wegstreckenentschädigung von fünf Euro pro Monat erhalten, wenn er das eigene Fahrrad mindestens zwei Fahrstrecken pro Monat beruflich nutzt.
Die Pauschale deckt die Betriebskosten des Fahrzeugs ab. Sie ist keine Erstattung der tatsächlichen Ausgaben. Ob die Pauschale günstiger ist als der Einzelnachweis, hängt von den realen Fahrzeugkosten pro Kilometer ab.
Drei Wege für private Fahrzeuge
Fahrten mit einem privaten Fahrzeug rechnet der Arbeitnehmer nach § 9 EStG auf drei Arten ab (drei Abrechnungswege für private Fahrzeuge).
- Kilometerpauschale: 30 Cent pro Kilometer für den Pkw, 20 Cent für Motorrad oder Moped. Kein weiterer Nachweis der Höhe nach erforderlich.
- Einzelnachweis: Voraussetzung ist ein Fahrtenbuch mit Gesamtkosten, Distanz und Anlässen. Belegt wird der tatsächliche Aufwand.
- Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Berechnung aus Einzelnachweisen wie Steuer, Treibstoff, Wartung und Versicherung über zwölf Monate.
Der Vergleichswegweiser: Die Pauschale ist unkompliziert und ohne Kostenbelege auskömmlich. Der Einzelnachweis lohnt sich, wenn die tatsächlichen Gesamtkosten je Kilometer über 30 Cent liegen. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz eignet sich, wenn das Fahrzeug überwiegend beruflich genutzt wird und die Kosten über zwölf Monate saubere Belege ergeben.
Beispielrechnung: Pauschale gegen Einzelnachweis
Angenommen ein Pkw kostet 42 Cent pro Kilometer, und die Dienstreisen umfassen 8.000 Kilometer pro Jahr. Die Pauschale ergibt 2.400 Euro. Der Einzelnachweis ergibt 3.360 Euro. Die Differenz von 960 Euro spricht für den Einzelnachweis. Diese Zahlen sind ein hypothetisches Beispiel, keine allgemein gültige Kostenuntergrenze.
Fahrtenbuch als Nachweis
Für den Einzelnachweis ist ein Fahrtenbuch erforderlich. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz verlangt laut Quelle die Einzelnachweise über zwölf Monate; ein Fahrtenbuch wird dort nicht genannt. Die Angaben müssen Fahrt für Fahrt zuordenbar sein. Typische Pflichtangaben:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- Reiseziel und Route
- Grund der Fahrt
- Besuchter Kunde oder Geschäftspartner
Die Angaben im Fahrtenbuch müssen vollständig und für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Rückdatierte Einträge oder pauschale Sammelbuchungen sind fehleranfällig.
Abgrenzung zur Pendlerpauschale
Für den täglichen Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt die Pendlerpauschale. Die Kilometerpauschale für Dienstreisen von 30 Cent pro Kilometer gilt dafür nicht (Abgrenzung zur Pendlerpauschale).
Die beiden Größen sind getrennt zu behandeln. Für Pendelfahrten gilt die Entfernungspauschale pro Entfernungskilometer. Für berufliche Auswärtstätigkeiten gilt der Pauschalsatz pro gefahrenem Kilometer. Eine Vermischung führt zu falschen Abrechnungen.
Rechenbeispiel für eine Beispielstrecke
Angenommen, eine Dienstreise führt 320 Kilometer zum Kunden und zurück, also 640 gefahrene Kilometer. Bei 30 Cent Pauschale ergeben sich 192,00 Euro. Diese Rechnung ist ein hypothetisches Beispiel und setzt voraus, dass die Fahrt beruflich veranlasst ist und nicht zur ersten Tätigkeitsstätte führt.
Wer diese Fahrt stattdessen über den Einzelnachweis abrechnet, braucht das Fahrtenbuch mit Belegen. Wer sie über den fahrzeugindividuellen Kilometersatz abrechnet, braucht zusätzlich die Kostenaufstellung über zwölf Monate.
Häufige Fragen
Zählt die Kilometerpauschale auch für den Weg zum Büro? Nein. Für den täglichen Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt die Pendlerpauschale, nicht die Kilometerpauschale für Dienstreisen.
Reicht die Pauschale von 30 Cent pro Kilometer aus? Das hängt von den tatsächlichen Kosten pro Kilometer ab. Wer mit dem Einzelnachweis mehr herausholt, kann diesen Weg wählen. Die Pauschale ist keine Obergrenze.
Wie viele Kilometer kann ich pro Dienstreise ansetzen? Angesetzt werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer der beruflichen Auswärtstätigkeit. Hin- und Rückfahrt zählen mit.
