Reiseplanung
Teil von Wie ordnet man eine Reisekostenabrechnung nach vier Kostenarten richtig?
Übernachtungskosten erstatten ohne Fehler
Welche Übernachtungskosten der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, wann die 20-Euro-Pauschale gilt und warum sie im Werbungskostenabzug nicht zählt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Arbeitgeber kann beruflich veranlasste Übernachtungskosten steuerfrei erstatten, entweder per direkter Hotelabrechnung oder als Auslagenersatz.
- Ohne Beleg sind im Inland pauschal 20 Euro pro Übernachtung möglich.
- Setzt der Arbeitnehmer die Kosten selbst als Werbungskosten an, ist nur der nachgewiesene Betrag zulässig.
Zwei Wege zur steuerfreien Erstattung
Beruflich veranlasste Übernachtungskosten darf der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen. Das geht auf zwei Wegen: Er rechnet direkt mit dem Hotel ab, oder der Mitarbeiter legt die Rechnung aus und bekommt das Geld erstattet. In beiden Fällen liegt der Vorteil darin, dass die Erstattung nicht als Arbeitslohn versteuert wird.
Zwei Wege der Erstattung
- Arbeitgeber rechnet direkt mit Hotel ab
- Mitarbeiter legt Rechnung aus
- Erstattung ist steuerfrei
- Hotelrechnung auf Reisenden ausgestellt
- Übernachtungszeitraum erkennbar
- Nebenleistungen getrennt ausweisen
Für die Abrechnung genügt der Nachweis der Übernachtung, also die Hotelrechnung. Sie sollte auf den Reisenden ausgestellt sein und den Übernachtungszeitraum erkennen lassen. Wichtig ist die Trennung von Nebenleistungen, dazu unten mehr.
Die 20-Euro-Pauschale schützt vor Belegverlust
Fehlt der Nachweis über die Übernachtungskosten im Inland, können diese pauschal mit 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstattet werden. Diese Regel gilt für die Erstattung durch den Arbeitgeber, etwa wenn die Rechnung verloren ging.
Die Steuerfreiheit hängt an der Erstattung durch den Arbeitgeber. Der Betrag ist eine Pauschale, keine Marktpreisangabe. Ob 20 Euro die tatsächlichen Zimmerkosten decken, spielt für die Anwendung keine Rolle.
Warum die Pauschale im Werbungskostenabzug nicht zählt
Ersetzt der Arbeitgeber die Übernachtungskosten gar nicht oder nur teilweise, kann der Arbeitnehmer den Rest als Werbungskosten ansetzen. Zulässig sind dann jedoch nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten. Der Pauschbetrag von 20 Euro ist hier nicht anwendbar, wie die IHK Darmstadt ausdrücklich festhält: Übernachtungskosten rückfordern.
Wer die Hotelrechnung nicht aufbewahrt, verliert zweimal: Der Arbeitgeber kann dann nicht pauschal 20 Euro erstatten, wenn er Belege verlangt, und das Finanzamt erkennt ohne Nachweis nichts an. Die Rechnung ist deshalb für beide Wege das entscheidende Dokument, egal, ob der Arbeitgeber oder das Finanzamt prüft.
Frühstück in der Rechnung sauber trennen
Enthält die Hotelrechnung ein Frühstück, das der Arbeitgeber stellt oder auf seine Veranlassung bereitgestellt wird, kürzt sich die Verpflegungspauschale für den Reisetag um 20 Prozent. Maßgeblich ist die volle Tagespauschale, im Inland also 5,60 Euro für ein Frühstück. Die Hotelrechnung selbst bleibt ungekürzt (§ 9 Absatz 4a Satz 8 EStG, EStG § 9).
Der Grund: Das Frühstück gehört zum Verpflegungsmehraufwand, nicht zu den Übernachtungskosten. Die Kürzung betrifft die Verpflegungspauschale, nicht die Hotelrechnung. Ein getrennter Ausweis des Frühstücks auf der Hotelrechnung erleichtert die korrekte Erfassung, verhindert aber keine Kürzung der Pauschale, wenn das Frühstück vom Arbeitgeber gestellt wurde.
Zuordnung: Beleg, Erstattung, zulässiger Ansatz
Die folgende Beispieltabelle ordnet typische Fälle. Sie ist eine praktische Orientierung, keine abschließende Rechtsberatung.
| Hotelrechnung | Arbeitgeber erstattet | Zulässiger Ansatz |
|---|---|---|
| vorhanden | ja, voll | tatsächliche Kosten, steuerfrei |
| vorhanden | teilweise | erstatteter Teil steuerfrei, Rest als Werbungskosten nur mit Nachweis |
| fehlt | ja | 20 Euro pro Übernachtung, steuerfrei |
| vorhanden | nein | volle Kosten als Werbungskosten |
| fehlt | nein | kein Ansatz möglich |
Bei längerfristiger Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte bleibt es 48 Monate lang bei unbeschränkter Steuerfreiheit. Die Frist beginnt mit dem ersten Tag der Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte. Danach sind für Inlandsübernachtungen nur noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei; darüber liegende Beträge sind steuerpflichtig. Die Einzelheiten nennt die IHK Darmstadt in der oben verlinkten Steuerinfo zu Reisekosten.
Wann kein pauschaler Ansatz möglich ist
In der privaten Einkommensteuererklärung gibt es keinen pauschalen Abzug für Übernachtungen ohne Beleg, wie hrworks in seinem Lexikonbeitrag zur Reisekostenabrechnung betont: Abzug in der Steuererklärung.
Wer eine Dienstreise plant, sollte deshalb vom ersten Tag an alle Belege sichern. Das gilt besonders bei langen Einsätzen, bei denen die Kosten schnell außerhalb jeder Pauschale liegen.
Häufige Fragen
Kann der Arbeitgeber die Übernachtung ohne Beleg pauschal erstatten?
Ja, im Inland sind 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei möglich, wenn kein Nachweis vorliegt.
Was passiert, wenn das Frühstück im Zimmerpreis enthalten ist?
Die Hotelrechnung wird nicht pauschal gekürzt. Wird das Frühstück vom Arbeitgeber gestellt oder auf seine Veranlassung bereitgestellt, sinkt die Verpflegungspauschale um 20 Prozent der vollen Tagespauschale, also 5,60 Euro im Inland. Eine getrennte Rechnungsposition hilft bei der Belegführung, vermeidet die Kürzung aber nicht.
