Reiseplanung
Teil von Wie ordnet man eine Reisekostenabrechnung nach vier Kostenarten richtig?
Reisekostenformular mit Pflichtfeldern Nachweisen und Freigabe erstellen
Reisekostenformular: Pflichtfelder, Belegzuordnung je Kostenart, Angaben bei Nebenkosten, geltende Pauschalen und Freigabeweg in der Reiserichtlinie festlegen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine gesetzlich vorgeschriebene Formularvorlage gibt es nicht, doch eine Vorlage solltest du an Name, Reisedauer, Reiseanlass und Reiseziel ausrichten.
- Belege gehören zu jeder Position: Reisenebenkosten lassen sich ohne entsprechenden Beleg gar nicht erfassen.
- Den Freigabeweg legst du selbst fest, weil die Reisekostenrichtlinie Verantwortliche und Formulare benennen soll.
- Unter 8 Stunden Abwesenheit gibt es keine Verpflegungspauschale, ab 8 Stunden sind es 14 Euro, ab 24 Stunden 28 Euro.
Pflichtfelder ohne gesetzliche Formvorgabe
Der Gesetzgeber schreibt für die Reisekostenabrechnung keine besondere formale Form vor. Genau deshalb scheitern viele selbst gebaute Formulare nicht an Paragrafen, sondern vor allem an fehlenden Feldern.
Als Mindestgerüst gelten Name des Reisenden, Reisedauer, Reiseanlass und Reiseziel. Ergänze je Position die Kostenart sowie eine fortlaufende Belegnummer, damit die Buchhaltung jede Buchung einer Quittung zuordnen kann.
Ein arbeitsfähiges Feldgerüst sieht so aus:
| Feldgruppe | Beispielinhalt (fiktiv) |
|---|---|
| Kopf | Müller, Mitarbeiternummer 4711 |
| Reise | 12. bis 14. Mai, Kundentermin Köln |
| Kostenarten | Fahrt, Übernachtung, Verpflegung, Nebenkosten |
| Belege | Beleg-Nr. 1 bis 9, je Position zugeordnet |
| Freigabe | Fachbereich, Buchhaltung, Unterschrift |
Die Beispielinhalte sind frei erfunden und dienen nur als Muster. Übernimm sie nicht ungeprüft, sondern ersetze sie durch deine eigenen Angaben.
Belegzuordnung je Kostenart
Reisenebenkosten verlangen einen Beleg, sonst bleibt die Position unerfasst. Für ihre Abrechnung brauchst du Name, gegebenenfalls Mitarbeiternummer, Reisedauer, Reiseziel, Beginn und Ende der Reise, Reisegrund und Unterschrift.
Ordne jeden Beleg genau einer Kostenart zu. Ein Taxibeleg gehört zu den Fahrtkosten, eine Hotelrechnung zur Übernachtung, ein Parkticket zu den Reisenebenkosten. Doppelte Zuordnungen können zu Rückfragen in der Buchhaltung führen.
Prüfe außerdem, ob dein Formular nur erstattungsfähige Ausgaben enthält. Die Reisekostenrichtlinie soll klar ausführen, welche Ausgaben der Reisende wie absetzen kann und welche nicht erstattungsfähig sind.
Freigabe und Verankerung in der Reiserichtlinie
Die Reiserichtlinie ist kein Gesetz, sondern ein unternehmensinternes Regelwerk. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zu einer Reisekostenrichtlinie. Sie sollte unter anderem Art der Buchung, Obergrenzen für Kosten, den Kostenerstattungsprozess und die Reisegenehmigung festhalten.
Für den Freigabeweg benenne die verantwortlichen Mitarbeiter und die Formulare, die vor und nach der Reise auszufüllen sind. Typisch sind zwei Stufen: fachliche Genehmigung vor der Buchung, rechnerische Prüfung nach der Reise. Besonders bei Reisen außerhalb der Richtlinie gehört ein gesondertes Genehmigungsverfahren in das Regelwerk.
In die Richtlinie gehören zudem Unterschriften, Erstattung und Überzahlung sowie die Bearbeitung der Abrechnung. Halte außerdem die Vorlagepflicht für Tickets, Belege und Rechnungen ausdrücklich fest. Ohne Erstattungsregel können Mitarbeitende die Kosten als Werbungskosten geltend machen, sofern sie Belege aufbewahren.
Relevante Regeln für die Abrechnung
Die Kosten eines Formulars folgen vier Säulen: Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Für die Verpflegung gelten feste Pauschalen, keine Einzelnachweise. Unter 8 Stunden Abwesenheit entfällt die Pauschale ganz, ab 8 Stunden beträgt sie 14 Euro, ab vollem Kalendertag 28 Euro.
Bei den Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber gegen Rechnung. Alternativ zahlt er ohne Beleg eine steuerfreie Pauschale von 20 Euro pro Nacht im Inland. Für Fahrten mit dem privaten Pkw gilt ein Kilometersatz von 30 Cent, für Motorräder und Mopeds 20 Cent.
Beachte außerdem die Dreimonatsfrist. Arbeitet ein Reisender länger als drei Monate auswärts, gilt der Ort als regelmäßige Arbeitsstätte und die Ausgaben zählen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zu den Reisekosten.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss ein Reisekostenformular enthalten?
Name, Dauer, Anlass und Ziel der Reise gelten als Kernangaben. Für tatsächlich entstandene Kosten wie Fahrt, Übernachtung oder Nebenkosten brauchst du je Position einen zugeordneten Beleg. Verpflegungsmehraufwand rechnest du pauschal ab, und die Übernachtungspauschale von 20 Euro zahlt der Arbeitgeber auch ohne Beleg. Trenne die Kostenart je Position.
Sind Reisenebenkosten ohne Beleg erstattungsfähig?
Nein. Für diese Position ist ein entsprechender Beleg Voraussetzung, sonst wird sie nicht erfasst.
Wer genehmigt die Reisekosten?
Das legt deine Reisekostenrichtlinie fest. Sie soll die verantwortlichen Mitarbeiter und die auszufüllenden Formulare benennen.
