Mobilität
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Bahnreisen geschäftlich planen und buchen: Die Belegcheckliste
Bahnreise geschäftlich richtig abrechnen: Fahrpreis, Verpflegungs- und Übernachtungspauschale, Mahlzeitenkürzung und Reisenebenkosten in einer Belegcheckliste.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Für die Bahnfahrt zählt der entrichtete Fahrpreis einschließlich Zuschlägen, nicht ein fiktiver Normaltarif.
- Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen hängen von Abwesenheitsdauer und Nachweisen ab.
- Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale, unabhängig davon, ob Sie das Essen tatsächlich annehmen.
- Reisenebenkosten erstatten Sie bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen lohnsteuerfrei, wenn Unterlagen vorgelegt und als Beleg zum Lohnkonto aufbewahrt werden.
Fahrpreis und Zuschläge: Was bei öffentlichen Verkehrsmitteln zählt
Wer die Bahn nutzt, muss keine Kilometerpauschale ansetzen. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge als Fahrtkosten anzusetzen (Fahrtkosten bei öffentlichen Verkehrsmitteln). Entscheidend ist also der bezahlte Betrag, nicht der Preis einer Tarifvariante, die Sie nie gekauft haben.
Belegcheck beim Buchen:
- Buchungsbestätigung mit Reisestrecke und Preis
- Fahrkarte oder E-Ticket
- Reservierungsbestätigung
- Zahlungsbeleg Diese Unterlagen sichern den Nachweis des entrichteten Fahrpreises.
Planung und Buchung: Was die Reiserichtlinie vorgibt
Welches Buchungstool, welcher bevorzugte Anbieter und welcher Genehmigungsschritt für eine Bahnreise gelten, legt die unternehmensinterne Reiserichtlinie fest. Sie umfasst im Kern Reiseplanung, Reiseabwicklung und Reiseabrechnung (Reiserichtlinien: Planung, Abwicklung und Abrechnung). Diese Belegcheckliste ergänzt die Richtlinie auf der Nachweisseite: Sie klärt, welche Belege beim Buchen und unterwegs zu sammeln sind, damit Fahrpreis, Pauschalen und Nebenkosten später korrekt abgerechnet werden.
Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung
Die Verpflegungspauschale im Inland beträgt 14 Euro pro Kalendertag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit. Für An- und Abreisetage gibt es 14 Euro nur, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Sie gilt nach der Dreimonatsfrist nur eingeschränkt an derselben Tätigkeitsstätte.
Wird eine übliche Mahlzeit gestellt, kürzt das die Verpflegungspauschale um 20 Prozent beim Frühstück und je 40 Prozent bei Mittag- oder Abendessen. Im Inland sind das 5,60 Euro und je 11,20 Euro. Die Kürzung ist tagesbezogen und reicht höchstens bis null Euro.
Der Arbeitgeber kann beruflich veranlasste Übernachtungskosten im Inland steuerfrei übernehmen, entweder durch direkte Abrechnung mit dem Hotel oder durch Erstattung der verauslagten Aufwendungen. Ohne Nachweis kann er pauschal 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstatten. Für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers sind dagegen nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten abziehbar, nicht die Pauschale.
Belegcheck für eine konkrete Bahndienstreise
Beispielannahme: eintägige Fahrt zum Kundentermin, Abwesenheit neun Stunden ohne Übernachtung, Mittagessen wird gestellt, Fahrkarte und Taxi liegen vor. Die Verpflegungspauschale beträgt 14 Euro, die Kürzung für das Mittagessen 11,20 Euro. Verbleibende Verpflegungspauschale: 14 Euro minus 11,20 Euro = 2,80 Euro. Diese 2,80 Euro sind steuerfrei erstattbar oder als Werbungskosten abziehbar.
| Position | Reisekostenart | Nachweis |
|---|---|---|
| Fahrkarte Fernverkehr | Fahrtkosten, entrichteter Fahrpreis | Ticket oder Rechnungsbeleg |
| Taxi zum Bahnhof | Fahrtkosten | Quittung |
| Gestelltes Mittagessen | Kürzung der Verpflegungspauschale um 11,20 Euro | Angabe im Lohnkonto |
| Gepäckaufbewahrung, Parkplatz | Reisenebenkosten | Belege |
Die zweite Spalte ordnet jede Position einer Reisekostenart zu. Fehlt ein Beleg, bleibt die Position offen statt geschätzt.
Übernachtung und Reisenebenkosten
Reisenebenkosten erstattet der Arbeitgeber bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei, wenn Unterlagen vorgelegt und als Beleg zum Lohnkonto aufbewahrt werden. Genannt werden unter anderem Gepäck, Ferngespräche, Straßenbenutzung und Parkplatz.
Häufige Fragen
Gilt die Verpflegungspauschale auch bei kurzen Bahnfahrten?
Für An- und Abreisetage gilt die 14-Euro-Pauschale nur bei einer Übernachtung außerhalb der Wohnung an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag. Ohne Übernachtung gibt es 14 Euro nur bei mehr als acht Stunden Abwesenheit.
Mindert ein Snack im Zug die Verpflegungspauschale?
Kleine Snacks wie Chips oder Müsliriegel gelten nicht als Mahlzeit. Belegte Brötchen, Kuchen oder Obst können dagegen kürzen.
Was, wenn die Hotelrechnung Frühstück mit ausweist?
Wird das Frühstück vom Arbeitgeber gestellt oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten, kürzt sich die Verpflegungspauschale um 20 Prozent des vollen Tagespauschbetrags, nicht um 20 Prozent des Gesamtbetrags der Hotelrechnung. Maßgeblich ist § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG: Für Frühstück 20 Prozent der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag, bei Inlandsreisen also 5,60 Euro (EStG § 9 Werbungskosten). Die Kürzung erfolgt unabhängig vom tatsächlichen Frühstückspreis und davon, ob die Mahlzeit eingenommen wird, es genügt die Gestellung.
