Bahnreisen geschäftlich planen und buchen: Die Belegcheckliste

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Belegliste für eine Bahnreise

Für die Abrechnung einer Bahnfahrt brauchen Sie keine Kilometeraufstellung, sondern Unterlagen zum tatsächlich gezahlten Preis. Vier Belege decken den Regelfall ab:

Damit ist der entrichtete Fahrpreis vollständig belegt.

Bei Buchungen über ein Reisebüro oder einen Firmenkonten-Anbieter ersetzt die Sammelrechnung das Einzelticket. Prüfen Sie, ob jede Fahrt mit Datum, Strecke und Namen des Reisenden aufgeführt ist. Fehlende Positionen lassen sich vor der Abrechnung nachfordern.

Welcher Betrag als Fahrtkosten anzusetzen ist

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln gilt der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge als Fahrtkosten (Fahrtkosten bei öffentlichen Verkehrsmitteln). Entscheidend ist der bezahlte Betrag, nicht der Preis einer Tarifvariante, die Sie nie gekauft haben.

Sparpreis, Flexpreis oder ein BahnCard-Rabatt ändern daran nichts. Abgerechnet wird, was auf dem Beleg steht. Eine Kilometerpauschale ist bei Bahnfahrten nicht zulässig.

Erstattet die Bahn eine ausgefallene Fahrt, gehört der Erstattungsbetrag in dieselbe Abrechnung wie das Ticket.

Verpflegungspauschale: Beträge und Kürzungen

Die Verpflegungspauschale beträgt im Inland 14 Euro pro Kalendertag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung und 28 Euro bei voller 24-Stunden-Abwesenheit. Für An- und Abreisetage gelten 14 Euro, wenn an diesem, einem vorhergehenden oder einem anschließenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet wird.

An derselben Tätigkeitsstätte greift die Dreimonatsfrist: Wer etwa ein Projektbüro beim Kunden jeden Werktag aufsucht, kann Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate dieses Einsatzes ansetzen. Danach entfallen sie. Wer an ständig wechselnden Einsatzorten arbeitet, ist von dieser Frist nicht betroffen.

Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale um 20 Prozent beim Frühstück und je 40 Prozent bei Mittag- oder Abendessen. Im Inland sind das 5,60 Euro und je 11,20 Euro (Einkommensteuergesetz § 9). Die Kürzung ist tagesbezogen und reicht höchstens bis null Euro.

Übernachtung und Reisenebenkosten: wann Belege nötig sind

Übernachtungskosten im Inland kann der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen, durch direkte Abrechnung mit dem Hotel oder durch Erstattung der verauslagten Beträge. Ohne Einzelnachweis sind pauschal 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstattbar.

Reisenebenkosten erstattet der Arbeitgeber lohnsteuerfrei bis zur tatsächlichen Höhe, wenn Unterlagen vorliegen und als Beleg zum Lohnkonto genommen werden. Typische Positionen sind Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren, Straßenbenutzung und Ferngespräche.

Für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers sind dagegen nur die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten abziehbar. Die 20-Euro-Pauschale gilt dort nicht.

Belegcheck für die Abrechnung

Fehlt ein Beleg, bleibt die Position offen statt geschätzt. Die dritte Spalte zeigt, ob der Betrag steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen wird.

Rechenbeispiel: eintägige Bahnfahrt mit gestelltem Mittagessen

Beispielrechnung mit angenommenen Beträgen: Abwesenheit neun Stunden ohne Übernachtung, das Mittagessen wird gestellt, Ticket und Taxi liegen vor.

Die 2,80 Euro sind steuerfrei erstattbar oder als Werbungskosten abziehbar. Ohne die Kürzung wären es 14,00 Euro gewesen.

Häufige Fragen

Warum zählt der bezahlte Fahrpreis und nicht der Normaltarif?

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln sind die tatsächlich entstandenen Aufwendungen anzusetzen. Maßgeblich ist deshalb der Betrag auf dem Ticket, unabhängig davon, welcher Tarif oder welche Rabattstufe möglich gewesen wäre.

Gilt die Verpflegungspauschale auch bei einer Tagesfahrt ohne Übernachtung?

Ja, bei mehr als acht Stunden Abwesenheit gibt es 14 Euro. Bei weniger als acht Stunden entfällt die Pauschale. Mit Übernachtung außerhalb der Wohnung stehen Ihnen 14 Euro auch an An- und Abreisetagen zu.

Mindert ein Snack im Zug die Verpflegungspauschale?

Getränke und kleine Snacks gelten nicht als Mahlzeit und kürzen nicht. Kürzungsrelevant sind Frühstück, Mittag- und Abendessen, wenn sie der Arbeitgeber oder ein Dritter auf seine Veranlassung stellt.

Was, wenn die Hotelrechnung Frühstück mit ausweist?

Dann kürzt das Frühstück die Verpflegungspauschale pauschal um 5,60 Euro, also 20 Prozent des vollen Tagespauschbetrags. Der tatsächliche Frühstückspreis auf der Rechnung bleibt ohne Bedeutung.

Brauche ich für die Verpflegungspauschale eigene Belege?

Nein. Für die Pauschale genügen die Abwesenheitszeiten und die Angabe gestellter Mahlzeiten, die ins Lohnkonto übernommen werden. Einzelbelege brauchen Sie für Fahrtkosten, Übernachtung und Reisenebenkosten.