Reiseplanung
Teil von Dienstreisen mit Richtlinien und zentraler Reiseplanablage strukturiert planen
Termine auf Dienstreisen koordinieren: Abweichungen, Genehmigungen und Nachbereitung
Mehrere Termine auf Dienstreisen koordinieren: Buchungsvorlauf, Genehmigung für Abweichungen, Sonderregeln und Nachbereitung laut Reiserichtlinie.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Reiserichtlinie legt Buchungsweg, Kostenobergrenzen und Genehmigungspflichten fest.
- Sonderregelungen für teure Städte und lange Strecken gehören in die Richtlinie.
- Eine Nachbesprechung dient dazu, Optimierungspotenziale im Reiseablauf zu finden.
Terminliste als Ausgangspunkt
Mehrere Termine auf einer Reise lassen sich nur koordinieren, wenn die Reiserichtlinie den Rahmen vorgibt. Sie regelt nach Angabe des HR-Softwareanbieters HR WORKS die Buchung und den Buchungsablauf. Dort ist auch festgehalten, wie viele Tage im Voraus die Buchung im In- und Ausland erfolgen soll. Ob Business Class erlaubt ist, steht ebenfalls in der Richtlinie.
Eine Terminliste ordnet jedem Termin den Ort, das Datum und die beteiligten Personen zu. Ohne diese Liste bleibt offen, welcher Termin tatsächlich eine Reise erfordert und welcher sich verschieben lässt. Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) führt für die Reiseplanung unter anderem die Frage, ob ein Termin durch Video- oder Telefonkonferenz ersetzt werden kann.
Buchung und zeitlicher Vorlauf
Der Buchungsvorlauf steht in der Richtlinie und ist nicht universell geregelt. Wer die Vorgabe kennt, kann für jeden Termin den spätesten Buchungszeitpunkt bestimmen. Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) ordnet den Prozessschritten Einkauf, Reiseplanung, Reiseantrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung jeweils Unterpunkte zu.
Ein Beispiel: Bei drei Terminen im Abstand von je zwei Werktagen und einem Vorlauf von 14 Tagen muss die Buchung spätestens zwei Wochen vor dem ersten Termin erfolgen. Diese 14 Tage sind eine Annahme, kein belegter Wert; die tatsächliche Zahl steht in Ihrer Richtlinie.
Abweichungen und Kostenrahmen
Abweichungen von der Richtlinie brauchen nach HR WORKS eine Reisegenehmigung, besonders bei Reisen außerhalb der Vorlage. Zusätzlich nennt der Anbieter ein Genehmigungsverfahren bezogen auf die Reisekosten. Wer eine Abweichung beantragt, sollte den Grund, den Mehrpreis und eine Alternative dokumentieren.
Die Richtlinie nennt die für den Genehmigungsprozess verantwortlichen Mitarbeiter und die Formulare, die vor und nach der Reise auszufüllen sind. Diese Angaben empfiehlt HR WORKS in Hinweisen zur Erstellung einer Reisekostenrichtlinie. Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) unterscheidet bei der Reisegenehmigung genehmigungsfreie und genehmigungspflichtige Verfahren; die Genehmigung selbst kann dabei ein- oder mehrstufig erfolgen.
Teure Städte und lange Strecken prüfen
Die Richtlinie soll ausdrücklich Sonderregelungen für besonders teure Städte oder Reisestrecken enthalten. Das nennt HR WORKS als Bestandteil einer Reiserichtlinie. Wer für einen Termin in einer teuren Stadt plant, prüft vor der Buchung, ob eine Sonderregelung greift und welcher Nachweis nötig ist.
Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) führt im Prozessschritt Reiseplanung unter anderem Best Buy, preferred Partner und die Reisedauer von Tür zu Tür als Punkte. Für die Wegezeit zwischen zwei Terminen dient die Fahrzeit von Tür zu Tür als Grundlage. Ein ausdrücklich als Annahme gekennzeichnetes Rechenbeispiel: Bei 45 Minuten Fahrzeit und 30 Minuten Puffer liegen 75 Minuten zwischen den Terminen.
Nachbereitung und die Rollen- und Fristenliste
Eine Nachbesprechung dient laut HR WORKS der Feststellung von Optimierungspotenzialen im Reiseablauf und der Beseitigung von Sicherheitsrisiken. Sie findet nach der Reise statt und bezieht sich auf die koordinierten Termine, die Buchungen und die Abweichungen.
Die folgende Rollen- und Fristenliste ist ein ausgefülltes Beispiel. Die Fristen sind Annahmen; die tatsächlichen Werte stammen aus Ihrer Reiserichtlinie.
| Schritt | Verantwortlich | Vorlauf |
|---|---|---|
| Terminliste erstellen | Reisender | 3 Wochen |
| Buchung nach Richtlinie | Travel Arranger oder Reisender | 14 Tage |
| Abweichung beantragen | Reisender | 10 Tage |
| Genehmigung einholen | Genehmiger | 7 Tage |
| Nachbesprechung | Reisender und Travel Management | nach Rückkehr |
Häufige Fragen
Was gehört in eine Reiserichtlinie, wenn ich mehrere Termine koordiniere? HR WORKS nennt Buchungsart, Kostenobergrenzen, Reisegenehmigung, Sonderregelungen und Nachbesprechung als typische Inhalte.
Darf ich von der Reiserichtlinie abweichen? Abweichungen bedürfen laut HR WORKS einer Reisegenehmigung, besonders außerhalb der Vorlage. Das genaue Verfahren steht in Ihrer Richtlinie.
Ist eine Reisekostenabrechnung Pflicht? Nein. Nach HR WORKS sind Unternehmen gesetzlich nicht verpflichtet, eine Reisekostenrichtlinie zu führen oder Dienstreisekosten zu tragen.
