Termine auf Dienstreisen koordinieren: Abweichungen, Genehmigungen und Nachbereitung

Das Wichtigste auf einen Blick

Terminliste als Ausgangspunkt

Mehrere Termine auf einer Reise lassen sich nur koordinieren, wenn die Reiserichtlinie den Rahmen vorgibt. Sie regelt nach Angabe des HR-Softwareanbieters HR WORKS die Buchung und den Buchungsablauf. Dort ist auch festgehalten, wie viele Tage im Voraus die Buchung im In- und Ausland erfolgen soll. Ob Business Class erlaubt ist, steht ebenfalls in der Richtlinie.

Eine Terminliste ordnet jedem Termin den Ort, das Datum und die beteiligten Personen zu. Ohne diese Liste bleibt offen, welcher Termin tatsächlich eine Reise erfordert und welcher sich verschieben lässt. Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) führt für die Reiseplanung unter anderem die Frage, ob ein Termin durch Video- oder Telefonkonferenz ersetzt werden kann.

Für die Koordination mehrerer Termine reichen meist die vorhandenen Kalenderwerkzeuge: Microsoft Outlook oder Google Calendar für die Terminübersicht, Microsoft Teams für Termine, die per Videokonferenz stattfinden. Bei mehreren Reisenden hilft ein für alle Beteiligten freigegebener Kalender; verbindlich bleibt die Terminliste.

Rechtliche Grundlage und Genehmigungsstelle

Für Dienstreisen von Bundesbediensteten gilt das Bundesreisekostengesetz (BRKG), für Landesbedienstete die jeweiligen Landesreisekostengesetze. Sie regeln, wann eine Dienstreise genehmigt werden muss, was erstattet wird und welche Pauschalen gelten; die jeweils geltenden Pauschalbeträge stehen in diesen Gesetzen beziehungsweise in der Reiserichtlinie. In Unternehmen tritt an ihre Stelle die Reiserichtlinie; steuerlich ist das Einkommensteuergesetz (EStG) maßgeblich, wenn Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet werden.

Genehmigt wird die Reise je nach Organisation von der vorgesetzten Person, der Dienststelle oder der kostenverantwortlichen Führungskraft. Zwei Formulare begleiten den Vorgang: der Dienstreiseantrag vor der Reise und die Reisekostenabrechnung danach. Beide gehen mit Belegen und Begründung an dieselbe Stelle.

Buchung und zeitlicher Vorlauf

Der Buchungsvorlauf steht in der Richtlinie und ist nicht universell geregelt. Wer die Vorgabe kennt, kann für jeden Termin den spätesten Buchungszeitpunkt bestimmen. Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) ordnet den Prozessschritten Einkauf, Reiseplanung, Reiseantrag, Genehmigung, Buchung und Abrechnung jeweils Unterpunkte zu.

Gebucht wird über ein Reisebüro oder ein firmeneigenes Online-Buchungstool (OBT, auch Self-Booking-Tool genannt), etwa SAP Concur oder Cytric. Welche Wege zulässig sind, ob ein Reisebüro verpflichtend ist und wie die Zahlung erfolgt, steht in der Reiserichtlinie.

Ein Beispiel: Bei drei Terminen im Abstand von je zwei Werktagen und einem Vorlauf von 14 Tagen muss die Buchung spätestens zwei Wochen vor dem ersten Termin erfolgen. Diese 14 Tage sind eine Annahme, kein belegter Wert; die tatsächliche Zahl steht in Ihrer Richtlinie.

Abweichungen und Kostenrahmen

Abweichungen von der Richtlinie brauchen nach HR WORKS eine Reisegenehmigung, besonders bei Reisen außerhalb der Vorlage. Zusätzlich nennt der Anbieter ein Genehmigungsverfahren bezogen auf die Reisekosten. Wer eine Abweichung beantragt, sollte den Grund, den Mehrpreis und eine Alternative dokumentieren.

Die Richtlinie nennt die für den Genehmigungsprozess verantwortlichen Mitarbeiter und die Formulare, die vor und nach der Reise auszufüllen sind. Diese Angaben empfiehlt HR WORKS in Hinweisen zur Erstellung einer Reisekostenrichtlinie. Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) unterscheidet bei der Reisegenehmigung genehmigungsfreie und genehmigungspflichtige Verfahren; die Genehmigung selbst kann dabei ein- oder mehrstufig erfolgen.

Teure Städte und lange Strecken prüfen

Die Richtlinie soll ausdrücklich Sonderregelungen für besonders teure Städte oder Reisestrecken enthalten. Das nennt HR WORKS als Bestandteil einer Reiserichtlinie. Wer für einen Termin in einer teuren Stadt plant, prüft vor der Buchung, ob eine Sonderregelung greift und welcher Nachweis nötig ist.

Der BME-Leitfaden (Stand Oktober 2012) führt im Prozessschritt Reiseplanung unter anderem Best Buy, preferred Partner und die Reisedauer von Tür zu Tür als Punkte. Für die Wegezeit zwischen zwei Terminen dient die Fahrzeit von Tür zu Tür als Grundlage. Ein ausdrücklich als Annahme gekennzeichnetes Rechenbeispiel: Bei 45 Minuten Fahrzeit und 30 Minuten Puffer liegen 75 Minuten zwischen den Terminen.

Nachbereitung und die Rollen- und Fristenliste

Eine Nachbesprechung dient laut HR WORKS der Feststellung von Optimierungspotenzialen im Reiseablauf und der Beseitigung von Sicherheitsrisiken. Sie findet nach der Reise statt und bezieht sich auf die koordinierten Termine, die Buchungen und die Abweichungen. Konkret gehören dazu: Belege sammeln und die Reisekostenabrechnung fristgerecht einreichen, Abweichungen begründen und nachweisen – etwa den gebuchten Preis der günstigsten Alternative gegenüberstellen –, Soll und Ist bei Kosten und Reisezeit vergleichen und die Erkenntnisse in die Reiserichtlinie zurückspielen.

Die folgende Rollen- und Fristenliste ist ein ausgefülltes Beispiel. Die Fristen sind Annahmen; die tatsächlichen Werte stammen aus Ihrer Reiserichtlinie.

Häufige Fragen