Reisezeit zwischen Terminen planen: Vorgaben, Sicherheit und Nachbereitung

Das Wichtigste auf einen Blick

• Reisezeit planen heißt: je Reiseabschnitt ein Arbeitsfenster, ein Erholungsfenster und einen Ansprechpartner festhalten.
• Die Reiserichtlinie liefert Buchungsweg, Vorlauf und Kostengrenzen, nicht die Tagesplanung.
• Nach der Reise folgt die Nachbesprechung; HR WORKS nennt sie als möglichen Richtlinieninhalt.

Reisezeit entsteht, wenn eine dienstliche Fahrt außerhalb des regulären Arbeitsorts stattfindet. Die Hin- und Rückfahrt gehört laut HR WORKS zur Dienstreise.

Für die Planung zwischen zwei Terminen ist die tatsächliche Reisezeit von Tür zu Tür maßgeblich. HR WORKS beschreibt Dienstreisen als berufliche Fahrten außerhalb des regulären Arbeitsorts einschließlich Hin- und Rückfahrt.

Ob diese Reisezeit als Arbeitszeit vergütet wird, hängt von der jeweiligen arbeitsvertraglichen oder tariflichen Regelung ab. Für die Tagesplanung zählt, dass Arbeitsfenster und Erholungsfenster klar getrennt sind.

Unternehmensvorgaben beeinflussen die Fenster

Eine Reiserichtlinie regelt Buchungsweg, Kostengrenzen und Erstattung. HR WORKS zählt dazu Obergrenzen für Reisemittel, Unterkunft und Verpflegung sowie den Erstattungsprozess. Für die Buchung nennt HR WORKS Vorlaufzeiten im In- und Ausland.

Diese Vorgaben bestimmen, wann ein Termin erreichbar ist und wie viel Reisezeit bleibt. Der BME-Leitfaden nennt als Auswahlkriterien Reisedauer von Tür zu Tür und die Frage, ob Arbeit während der Reise möglich ist, Stand 10/2012.

Sicherheit in den Fenstern

• Sicherheitsangaben gehören in die Richtlinie. HR WORKS nennt Reiseversicherung, Notfallkontakt, Vorgehen im Notfall und Cybersicherheit. Damit steht der zuständige Ansprechpartner fest, bevor die Reise beginnt.

Nachbereitung als Teil der Reiseplanung

Nachbereitung beginnt vor der Abreise. HR WORKS nennt Nachbesprechung als Punkt, der Optimierungspotenziale im Reiseablauf und Sicherheitsrisiken aufdeckt. Halten Sie Belege, Erstattung und Rückmeldung im selben Raster fest.

Die Nachbesprechung bezieht sich auf den Ablauf, nicht auf einzelne Personen. So bleiben Optimierung und Sicherheitsprüfung getrennt.

Beispiel: Puffer bei Verspätung

Angenommen, die Rückfahrt verzögert sich um 20 Minuten. Der eingeplante Puffer von 15 Minuten wird dadurch vollständig aufgebraucht. Zusätzlich müssen Sie dem Folgeappointment einen um 5 Minuten späteren Start mitteilen. Das ist eine Entscheidungsregel für dieses Beispiel, keine Vorgabe aus den Quellen.

Diese Rechnung zeigt, wie Arbeitsfenster und Erholungsfenster zusammenwirken. Der Puffer dient nicht als Arbeitszeit, sondern als Reserve. Ob Ihr Unternehmen die Verspätung als Arbeitszeit wertet, klären Sie anhand der geltenden Regelung.

Der ausgefüllte Zeitfenster-Steckbrief

Der Steckbrief ist ein Beispiel für ein Raster, kein Messinstrument. Angenommen, eine Dienstreise hat zwei Kundentermine an einem Tag. Tragen Sie je Abschnitt die Vorgabe aus Ihrer Richtlinie ein.

Reiseabschnitt	Arbeitsfenster	Erholungsfenster	Ansprechpartner
Fahrt von Ort A nach Ort B: Abfahrt 08:00 Uhr, Ankunft 09:15 Uhr	08:00 bis 09:15 Uhr: Unterlagen sichten	09:15 bis 09:30 Uhr: Kaffeepause	Travel Desk
Transfer zum ersten Kundentermin: 09:30 bis 09:45 Uhr	09:30 bis 09:45 Uhr: Anfahrt	09:45 bis 10:00 Uhr: Puffer vor Termin	Reiseleitung
Erster Kundentermin: 10:00 bis 11:00 Uhr	10:00 bis 11:00 Uhr: Gespräch	11:00 bis 11:15 Uhr: Kurze Pause	Reiseleitung
Transfer zum zweiten Kundentermin: 11:15 bis 11:45 Uhr	11:15 bis 11:45 Uhr: Anfahrt	11:45 bis 12:00 Uhr: Puffer vor Termin	Reiseleitung
Zweiter Kundentermin: 12:00 bis 13:00 Uhr	12:00 bis 13:00 Uhr: Gespräch	13:00 bis 13:30 Uhr: Mittagspause	Reiseleitung
Rückfahrt von Ort B nach Ort A: Abfahrt 15:00 Uhr, Ankunft 16:30 Uhr	15:00 bis 16:15 Uhr: Nachbereitung, Bericht	16:15 bis 16:30 Uhr: Abschlussruhe vor Ankunft	Notfallkontakt

Füllen Sie die Spalten mit den Werten aus Ihrer eigenen Richtlinie. Die Zeilen und die Zuordnung der Ansprechpartner sind hier gesetzt, nicht gemessen.

Häufige Fragen

Gilt Reisezeit als Arbeitszeit? Ob Reisezeit vergütet wird, hängt von der arbeitsvertraglichen oder tariflichen Regelung ab. HR WORKS nennt die reguläre Arbeitszeit als Orientierung. Für die Planung trennen Sie Arbeitsfenster und Erholungsfenster.

Was gehört in die Reiserichtlinie? HR WORKS nennt Buchungsweg, Kostengrenzen, Erstattung, Sicherheit und Nachbesprechung.

Wie bereite ich die Reise nach? HR WORKS nennt eine Nachbesprechung, die Optimierungspotenziale und Sicherheitsrisiken aufdeckt.