Verpflegungspauschale: Mitternachtsregelung und Dreimonatsfrist richtig anwenden

Das Wichtigste auf einen Blick

Mitternachtsregelung: eine Pauschale für zwei Kalendertage

Beginnt eine Reise an einem Kalendertag und endet ohne Übernachtung am nächsten, gibt es die 14-Euro-Pauschale nur einmal. Sie gehört zu dem Kalendertag, an dem der überwiegende Teil der Abwesenheit liegt. Insgesamt muss die Abwesenheit mehr als acht Stunden betragen.

Das Einkommensteuergesetz regelt das in § 9 Absatz 4a Satz 3 Nummer 3: Beginnt die berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden ohne Übernachtung, werden 14 Euro für den Kalendertag mit dem überwiegenden Teil der Abwesenheit gewährt, wenn die Abwesenheit insgesamt mehr als acht Stunden beträgt.

Genau acht Stunden ohne Übernachtung genügen nicht. Unter acht Stunden gibt es keinen Pauschbetrag. Für An- und Abreisetage gilt die 14-Euro-Pauschale nur bei Übernachtung an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung.

Notieren Sie deshalb Abfahrts- und Rückkehrzeit mit Datum. Erst die Uhrzeiten zeigen, auf welchen der beiden Kalendertage der überwiegende Teil fällt und ob überhaupt mehr als acht Stunden erreicht sind. Eine passende Erfassung bietet das Reisekostenformular mit Pflichtfeldern.

Dreimonatsfrist: Beginn, Zählung und Neubeginn

Bei längerer Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist der Abzug der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate begrenzt. Die Frist läuft ab Beginn der Tätigkeit an diesem Ort. Zählen Sie Monate, nicht einzelne Reisetage. Eine neue Tätigkeitsstätte startet die Frist neu.

Der Neustart ist rein zeitlich geregelt. Nach dem Lohnsteuer-Handbuch führt eine Unterbrechung der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich, es zählt nur die Dauer.

Ausnahmen, etwa für LKW-Fahrer, sind im Einzelfall zu prüfen. Die Dreimonatsfrist gilt auch im Ausland. Wie Auslandsreisen sonst abgerechnet werden, zeigen die Kosten einer Auslandsdienstreise mit dem Flugzeug.

Prüfreihenfolge für die Frist

Nach Ablauf der drei Monate entfällt die Verpflegungspauschale. Die Tätigkeitsstätte wird dadurch nicht automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte oder regelmäßigen Arbeitsstätte. Andere Reisekosten wie Übernachtungskosten können weiterhin in Betracht kommen.

Welche Regel greift: Fälle im Überblick

Welche Regel greift, hängt von Abwesenheitsdauer, Übernachtung und Einsatzdauer ab. Jede Lage hat genau eine Folge für die Pauschale. Beim Zuordnen zur Abrechnung hilft die Ordnung nach vier Kostenarten.

Sätze, Kürzung und Abrechnung im Überblick bietet Verpflegungspauschalen: Sätze, Kürzung, Abrechnung. Entscheidend ist zuerst, welche der Regeln auf den Reisetag oder den Einsatz passt, und erst danach, welche Kürzung folgt.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Snacks abgrenzen

Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale tagesbezogen, höchstens bis auf null Euro. Beim Frühstück sinkt der Pauschbetrag um 20 Prozent, bei Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent. Im Inland sind das 5,60 Euro und je 11,20 Euro. Kleine Snacks zählen nicht als Mahlzeit.

Belegte Brötchen, Kuchen oder Obst können die Pauschale kürzen, Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegel gelten dagegen nicht als Mahlzeit. Erfassen Sie Mahlzeiten und Snacks getrennt und dokumentieren Sie den Kürzungsgrund kurz. Wie ein Frühstück im Hotel zu behandeln ist, zeigt die Hotelrechnung mit Frühstück.

Zwei Punkte sind leicht zu übersehen. Erstens genügt es, dass die Mahlzeit bereitgestellt wird; ob Sie sie tatsächlich essen, ändert nichts. Zweitens zählt jeder Tag separat: Ein Frühstück am zweiten Tag kürzt nur diesen Tag.

Häufige Fragen

Gilt die Acht-Stunden-Schwelle auch am An- und Abreisetag?

Am An- und Abreisetag gilt der Satz von 14 Euro unabhängig von der genauen Stundenzahl. Die Acht-Stunden-Schwelle betrifft die übrigen Kalendertage.

Wird die Kürzung auch bei vollem 24-Stunden-Satz angewendet?

Ja. Die Kürzung erfolgt tagesbezogen, ausgehend vom 28-Euro-Satz, und endet spätestens bei null Euro.

Zählt der Grund einer Unterbrechung für die Dreimonatsfrist?

Nein. Es zählt nur die Dauer: Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, unabhängig vom Anlass.

Genügen genau acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung?

Nein. Genau acht Stunden ohne Übernachtung genügen nicht, die Abwesenheit muss mehr als acht Stunden betragen.