Verpflegungspauschale mit Kürzung Mitternachtsregelung und Dreimonatsfrist berechnen

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Inlandssätze und ihre Schwellen

Die Berechnung beginnt mit drei Beträgen. Die IHK Darmstadt nennt für Inlandsreisen 14 Euro pro An- und Abreisetag, 14 Euro pro Kalendertag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro pro Tag mit 24 Stunden Abwesenheit. Diese Sätze gelten für Arbeitnehmer, Gewerbetreibende und Selbständige.

Unter acht Stunden gibt es keinen Pauschbetrag, wie die Sätze bei eintägigen Dienstreisen ab acht Stunden und mehrtägigen Reisen zeigen. Der 28-Euro-Satz beschreibt einen vollen Kalendertag, nicht automatisch jede Übernachtung. Bei zwei Reisetagen ohne Übernachtung wird die Abwesenheit deshalb getrennt betrachtet.

Daraus folgt die praktische Reihenfolge: Abwesenheitsdauer feststellen, passenden Satz wählen, danach Kürzungen abziehen. Notieren Sie An- und Abreisezeit, weil sie sowohl über die Schwelle als auch über die Zahl der betroffenen Tage entscheidet.

Mitternachtsregelung und Dreimonatsfrist

Die Mitternachtsregelung betrifft Reisen ohne Übernachtung über zwei Kalendertage. § 9 Absatz 4a Satz 3 Nummer 3 EStG gewährt die 14-Euro-Pauschale dann nur einmal, und zwar für den Kalendertag mit dem überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Genau acht Stunden ohne Übernachtung genügen nicht. Für An- und Abreisetage gilt die 14-Euro-Pauschale nur bei Übernachtung an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung.

Die Dreimonatsfrist begrenzt dagegen die Dauer: Verpflegungspauschalen sind bei Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte höchstens drei Monate ab Beginn abziehbar. Eine Unterbrechung der Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Ausnahmen, etwa für LKW-Fahrer, sind im Einzelfall zu prüfen.

Praktisch heißt das: Prüfen Sie zuerst, ob überhaupt ein neuer Einsatzort vorliegt. Bei einer laufenden Tätigkeit an derselben Stelle zählen Sie die Monate, nicht die einzelnen Reisetage. Eine neue Tätigkeitsstätte startet die Frist neu.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Wird eine übliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sinkt der Pauschbetrag um 20 Prozent beim Frühstück und je 40 Prozent bei Mittag- und Abendessen. Im Inland ergeben sich daraus Kürzungsbeträge von 5,60 Euro und je 11,20 Euro. Die Kürzung ist tagesbezogen und maximal bis auf null Euro vorzunehmen.

Zwei Punkte sind dabei leicht zu übersehen. Erstens genügt es, dass die Mahlzeit bereitgestellt wird; ob Sie sie tatsächlich essen oder ihr Wert unter dem Kürzungsbetrag liegt, ändert nichts. Zweitens zählt jeder Tag separat. Ein Frühstück am zweiten Tag kürzt nur diesen Tag.

Kleine Snacks sind etwas anderes. Belegte Brötchen, Kuchen oder Obst können die Pauschale kürzen, Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegel gelten dagegen nicht als Mahlzeit. Für Ihre Abrechnung heißt das: Mahlzeiten und Snacks getrennt erfassen und den Kürzungsgrund kurz dokumentieren.

Rechenbeispiel: dreitägige Inlandsreise

Annahmen dieses Beispiels: Der erste Tag umfasst mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden Abwesenheit. Der zweite Tag umfasst volle 24 Stunden, der dritte Tag ist Abreisetag. Am zweiten Tag wird ein Frühstück gestellt. Alle Beträge sind Beispielrechnung, keine amtliche Berechnung.

Das Beispiel zeigt, wie stark ein einzelnes gestelltes Frühstück wirkt: Aus 56,00 Euro werden 50,40 Euro. Prüfen Sie vor der Buchung, ob der jeweilige Reisetag wirklich die 24-Stunden-Schwelle erreicht, und passen Sie den Betrag an Ihre eigenen Zeiten an. So entstehen keine Rundungsfehler bei der Summe.

Auslandsreisen kurz eingeordnet

Bei Auslandsreisen setzt das Bundesministerium der Finanzen die Pauschbeträge als 80 Prozent bei An- und Abreisetagen sowie bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und als 120 Prozent bei 24 Stunden fest. Diese Prozentsätze beziehen sich auf die Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz, nicht auf bereits veröffentlichte Länderpauschalen. Die veröffentlichten Länderbeträge sind das Ergebnis dieser Umrechnung und vor jeder Abrechnung in der aktuellen BMF-Liste zu prüfen.

Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten bemisst sich anteilig am jeweiligen vollen Landessatz, nicht mit den Inlandsbeträgen. Die Dreimonatsfrist gilt auch im Ausland.

Häufige Fragen